Zarządzanie czasem +

W jednym z zakładów produkcyjnych znacznie wzrosła efektywność. Wcześniej w ogóle nie wyrabiali się z produkcją. Zaległości sięgały kilkudziesięciu dni.

- Co takiego wdrożyliście w swoim zakładzie, że nastąpiła wyraźna poprawa efektywności?

- Skorzystaliśmy z pomocy osoby specjalizującej się w przyspieszaniu produkcji. Wdrożyliśmy kilkanaście usprawnień. Jedną z pierwszych rzeczy było przesunięcie kontroli jakości przed tzw. “wąskie gardła”.

- “Wąskie gardła”?

- Tak. W cyklu produkcyjnym w każdym zakładzie jest miejsce, które działa najwolniej. To jest tzw. “wąskie gardło”. Okazało się, że była to jedna z maszyn. Po głębszej analizie okazało się, że maszyna ta traci niepotrzebnie czas na obróbkę części, które nie przechodzą kontroli jakości. Wcześniej mieliśmy kontrolę jakości dopiero na samym końcu ciągu technologicznego. To sprawiało, że wiele maszyn zajmowało się częściami, które na 100% były do wyrzucenia.

- A teraz?

- Przesunęliśmy część kontroli przed najwolniejszą maszynę. Dzięki temu nie traci ona czasu na zajmowanie się wadliwymi częściami. Pracuje tylko na dobrych.

Zarządzanie firmą

Wydaje Ci się, że dobrze zarządzasz pracą swoich podwładnych?
Dziś mówię “sprawdzam”.

Weź dziś niespodziewanie urlop na jutro. Przekonasz się, na ile Twoje zarządzanie jest dobrze zorganizowane. Jeżeli jutro dostaniesz mniej niż 10 telefonów w sprawach służbowych, to znaczy, że nie jest najgorzej.
Jeżeli nie będziesz musiał/musiała obsłużyć jutro żadnej eskalacji – to znaczy, że sprawy mają się całkiem dobrze.

Najważniejsze jest jednak, abyś wyciągnął/wyciągnęła właściwe wnioski z problemów, które wyjdą w trakcie Twojego urlopu.

W ostatni piątek miałem okazję przekonać się o tym na własnej skórze. W czwartek wieczorem pojawiła mi się nagła sytuacja, która sprawiła, że wziąłem spontaniczny urlop na kolejny dzień.

Efekty? Kilkanaście telefonów i gaszenie jednego pożaru. Nie był to najbardziej “wypoczynkowy” urlop. Zgodzisz się, prawda?

Jednak dzięki temu dowiedziałem się, które trybiki w maszynie mojej organizacji wymagają jeszcze naoliwienia. Będąc w wirze pracy nie miałbym czasu spojrzeć na to z boku. Wiem, na co muszę zwrócić uwagę i co muszę poprawić.

To, co mogę Ci teraz zasugerować, to wprowadzenie dobrych procedur do Twojej organizacji. Dobrych, czyli takich, które nie wymagają specjalnej biurokracji. Dobrych, to takich, które pozwolą Twoim podwładnym działać wtedy, kiedy Ciebie nie ma.

Sprawdzisz, gdzie masz jeszcze luki?

Zarządzanie firmą

Diagnozuję pewną firmę pod kątem efektywności działania i dobrego wykorzystania posiadanych możliwości. To, co od razu rzuca się w oczy, to problemy komunikacyjne w tej firmie. Choćby najprostsza sprawa. 3 zespoły zrobił dokładnie taki sam formularz do przygotowania wyceny dla klienta.

Historia wyglądała tak:

Zespół A bardzo chciał się kiedyś dzielić wiedzą. Zrobił swój formularz do przygotowania wyceny dla klienta i poinformował zespoły B, C i D. Ale te zespoły wtedy miały to gdzieś. Goniły za kontraktami i nie chciały się angażować w dzielenie się wiedzą. Chodziło przecież o pieniądze.

Po pewnym czasie zespół B zorientował się, że pewne czynności wykonuje nieefektywnie i postanowił usprawnić swoje działanie. Nie pamiętał już o tym, że zespół A chwalił się przygotowanym formularzem i zrobił swój własny. Tyle tylko, że już się nim nikomu nie pochwalił.

I teraz ostatnio zespół C – również zorientował się, że może poprawić swoją efektywność. Przygotował swój własny formularz. A ponieważ chciał zabłysnąć, więc pochwalił się, że zrobił taki świetny formularz. Ludzie z zespołu A tylko załamali ręce i powiedzieli, że teraz to oni mają gdzieś dzielenie się wiedzą. Wtedy, kiedy oni chcieli dzielić się wiedzą, wszyscy mieli gdzieś ich pomysły.

Czy to przykład dobrego zarządzania czasem? I przepływem informacji w firmie?

Czego Twoim zdaniem brakuje tej firmie?

Zarządzanie firmą

Kiedy w 2004 zaczynałem swoją karierę na stanowisku kierowniczym, wiedziałem już, że moi szefowie popełniali mnóstwo błędów. I wiedziałem, że ja ich nie będę popełniał.

I to był właśnie mój pierwszy błąd. Nie rozumiałem wtedy, z czego wynika to, że moi szefowie popełniają błędy.

Dziś wiem, jak wygląda sprawa. Po prostu to jest życie. Każdego gonią terminy. I nie każdy umie dobrze zarządzać swoim czasem.

Jeżeli wydaje Ci się, że jako młody kierownik zmienisz całą organizację swojej firmy, to spodziewaj się rozczarowania. Nikt nie przejmuje się Twoim zapałem. Nikt nie zamierza zmieniać swoich przyzwyczajeń tylko dlatego, że Ty zostałeś/zostałaś kierownikiem. Co więcej – niektórym osobom Twój awans może być nie na rękę.

Tak więc pierwszy błąd początkujących kierowników to grzech pychy.

Drugi – to wiara w to, że wszystko są w stanie zrobić sami (tak, jak to robili do tej pory), a pracownicy, którzy są teraz podwładnymi, tylko przeszkadzają.

Obydwóch tych błędów możesz uniknąć – pod warunkiem, że masz ich świadomość.

Od samego początku kształć swoich podwładnych. Doradzaj im. Ucz ich. I pokornie ucz siebie. Korzystaj z pomocy bardziej doświadczonych osób. Nie wyważaj otwartych drzwi. Nie odkrywaj Ameryki.

Twoja rola, jako początkującego kierownika, wiąże się z wytyczaniem kierunku działania dla zespołu. Jeżeli od razu zaangażujesz się na tzw. full w bieżącą pracę, to stracisz swoją wizję. A wtedy wpadniesz w wir prac, z którego ciężko będzie Ci się wydostać. Będziesz pracować po 12-14 godzin dziennie i ciągle będzie mało. I wtedy zaczniesz panicznie w Google wpisywać hasło: zarządzanie czasem. Szkoda, że dopiero wtedy.

Jaki jest Twój komentarz?

Zarządzanie firmą

Zastanawiam się, ilu spośród czytelników tego bloga interesuje się praktycznymi doświadczeniami z zarządzania firmą.

Może jesteś osobą, która chce awansować? Albo właśnie jesteś po awansie? Albo rozwijasz/myślisz o rozwoju własnego biznesu?

Mógłbym mnóstwo napisać na poniższe tematy. Napisz w komentarzu, który z nich najbardziej Cię interesuje.

• Zarządzanie zespołem na odległość
  • Delegowanie zadań na odległość (miejscowości oddalone o 300 km)
  • Właściwe wyznaczanie kierownika odległej placówki i problemy z tym związane
  • Sposób weryfikacji prac
  • Motywowanie pracowników na odległość
  • Szkolenia pracowników odległej placówki
  • Zagrożenia dla istnienia odległej placówki
• Budowanie zespołu/firmy od podstaw
  • Wyznaczanie kierowników i problemy z tym związane
  • Rozmowy kwalifikacyjne (zatrudnianie)
  • Rozmowy oceniające (trudne rozmowy o podwyżkach)
  • Definiowanie celów dla zespołu
  • Dzielenie się odpowiedzialnością z zespołem
• Kierowanie równolegle 2 zespołami – przygotowanie do wysokiego stanowiska menadżerskiego
  • Zarządzanie czasem w kierowaniu 2-ma zespołami
  • Motywowanie pracowników przy sprzecznych interesach obydwóch grup
  • Podejmowanie decyzji bez kompletu informacji
  • Granice zaufania do członków zespołów
  • Kierowanie zespołem mężczyzn a kierowanie zespołem kobiet
• Problemy początkujących kierowników
  • Podział zadań po otrzymaniu awansu
  • Przyjaźnie i koleżeństwo w pracy a sukces na stanowisku kierowniczym
  • Problemy z zarządzaniem czasem

Napisz w komentarzu, który z tych tematów najbardziej Cię interesuje.

Zarządzanie firmą zarządzanie