Polecam świetny tekst Jeffa Hadena pt. 7 Simple Steps to Extreme Personal Productivity.
Poniżej moje tłumaczenie tego tekstu na język polski:

Zwiększanie osobistej produktywności jest dużym biznesem. Stephen Covey, David Allen, Tony Robbins, 43folders… i niezliczona liczba pozostałych, którzy chcą zamienić indywidualną produktywność w masowy przemysł.

Zapomnij o nich.

Jeżeli chcesz zakończyć duży projekt, zamknąć zadanie, które ciągle odkładasz lub po prostu wykonać kawał dobrej roboty w relatywnie krótkim czasie, to jest na to prostszy sposób.

I jest za darmo.

Załóżmy, że musisz skończyć swoje zadanie i szacujesz, że zajmie Ci to, powiedzmy, 10 do 12 godzin. Oto co zrobić, żeby wykonać to w jeden dzień.

1.
Powiedz wszystkim, jaki jest Twój plan. To krok jest absolutnie konieczny ponieważ największym zabójcą produktywności są przerwy w pracy. Pytanie “O ile dłużej będziesz pracował(a)?” zadawane przez najbliższych raczej wzbudzi w Tobie poczucie winy i to raczej nie pomaga, ale to zależy od Twojego podejścia.
Powiedz o Twoich planach co najmniej współpracownikom i rodzinie. Zastanów się nad poinformowaniem również Twoich ważniejszych klientów. Wyślij im krótki email dzień lub dwa wcześniej, wyjaśniając, że będziesz niedostępny(a) w czwartek i pierwszą rzeczą jaką zrobisz w piątek rano będzie odpowiedzenie na ich maile i telefony. Niektórzy skontaktują się z Tobą przed czwartkiem, inni przygotują się mentalnie na to, że Cię nie będzie. Obydwa podejścia są dla Ciebie dobre. Ponadto uzyskasz dodatkową korzyść z tego, że powiesz innym o swoich planach: osoby ważne w Twoim życiu będą wiedziały co masz zamiar zrobić – i będą również wiedziały, jeśli Ci się nie powiedzie. Presja drugiej osoby jest bardzo dobrym motywatorem – wykorzystaj to.

2.
Zdecyduj, jak długo będziesz pracować. Nie wystarczy “Będę pracować tak dopóki mi starczy sił” albo “Będę pracować dopóki będę czuć, że jestem produktywny(a)”. Ustal konkretny czas. Zdecyduj się na przykład na 12 godzin (lub inny, ale konkretny czas, który wybierzesz). Im dłuższy czas, który wybierzesz, tym szybciej znikają pierwsze godziny. Kiedyś pracowałem w fabryce, w systemie zmianowym co 8 godzin. Czas przed obiadem się przeciągał i ostatnie parę godzin zawsze wyglądało jakbyśmy mieli się zanudzić na śmierć. W okresach wytężonej pracy pracowaliśmy w systemie 12-godzinnym i wtedy poranki wydawały się pojawiać zupełnie nagle. Coś jest w tym, że kiedy wiesz, że pracujesz przez długie godziny, przestajesz co chwilę patrzeć na zegarek. To jest tak, jakbyś osiągnął Zen w miejscu pracy. Kiedy wiesz, że jesteś tu przez długie godziny, Twój umysł automatycznie się dostraja. Uwierz mi – to działa.

3.
Wystartuj naprawdę wcześnie – lub extremalnie późno. Czy pamiętasz swoją daleką podróż samochodem, która zaczynała się naprawdę wcześnie rano? Coś między 3:00 a 4:00? Pierwsze parę godzin w trasie po prostu dodają skrzydeł, ponieważ działasz poza swoimi normami. Ten sam trik działa również przy realizacji Twoich głównych celów. Zacznij o
4:00 rano lub jeśli jesteś nocnym markiem, to wystartuj o 18:00 i pracuj w nocy. Dzień extremalnej produktywności nie jest normalnym dniem. Ustaw swoją pracę wyrywając się z Twojej codziennej rutyny.

4.
Odpuść sobie przyjemności, przynajmniej na chwilę. Niektórzy ludzie lubią słuchać muzyki w trakcie pracy, inni przeglądają portale informacyjne. Jeśli chcesz uprzyjemnić sobie czas pracy, to przynajmniej nie w czasie pierwszych godzin. Dopiero kiedy motywacja zaczyna spadać, wtedy odrobina muzyki może dostarczyć Ci odpowiedni impuls. Każda taka przyjemność jest jak pocisk produktywności – jeśli wystrzelasz swoje pociski zbyt wcześnie, nic Ci nie pozostanie, kiedy naprawdę będziesz potrzebować amunicji. Cokolwiek zazwyczaj prowadzi Cię przez Twój dzień pracy – wstrzymaj to na chwilę. Opóźniona gratyfikacja jest zawsze lepszą gratyfikacją.

5.
Doładuj się jak najwcześniej. Kiedy wykonujesz wysiłek fizyczny i czekasz, żeby się napić do czasu, aż będziesz naprawdę spragniony, to jest to zbyt późno dla Twojego organizmu. To samo jest z pracą. Zaplanuj sobie posiłek lub przekąskę trochę wcześniej, niż normalnie. Jeżeli siedzisz przy pracy, wstań od niej trochę wcześniej, niż Twój tyłek zdrętwieje. Jeżeli stoisz, usiądź zanim Twoje nogi zaczną Cię boleć. Za każdym razem, kiedy pozwolisz sobie odczuć dyskomfort, twoja motywacja słabnie. Jeśli chodzi o posiłki, to zaplanuj je mądrze. Nie rób sobie godzinnej przerwy na obiad: przygotuj jedzenie, które możesz zjeść szybko, bez wielkich przygotować i ambarasu. Kluczową
sprawą w trakcie extremanlego dnia pracy jest doładować się i przeć do przodu.

6.
Zrób sobie przerwy na produktywność – nie na odpoczynek. Rozpęd to wszystko. Nie spaceruj, nie oglądaj TV, nie przeglądaj bezmyślnie Internetu. Będziesz potrzebować przerw, ale te przerwy powinny wzmacniać Twoją aktywność i realizację. Wybierz kilka produktywnych zadań, które chciałbyś zrealizować i uzyskaj poczucie spełnienia kiedy je wykonasz. Tego właśnie użyj jako przerw. Spędzenie nawet kilku minut w obszarze nieaktywności osłabia realizację Twojego celu.

7.
Nie wychodź, zanim nie skończysz. Nawet jeżeli zakończenie wymaga więcej czasu niż się początkowo spodziewałeś. Kończenie wcześnie formuje Twój nawyk. Jeżeli tym razem skończysz wcześniej, co Cię powstrzyma od skończenia wcześniej następnym razem? Twój sukces również może być nawykiem, dlatego zrób sobie Twój pierwszy własny
ekstremalnie produktywny dzień i rozpocznij budowanie nowego nawyku.

Dobra strona dnia ekstremalnej produktywności: bezwiednie ustawiamy sobie wewnętrzne granice i ograniczamy swoje możliwości. Głos w środku mówi: “Zrobiłem wystarczająco dużo” lub “To wszystko, co mogłam dziś zrobić” lub “Jestem wykończony – nie ma szans, żebym zrobił cokolwiek więcej”. I kończymy. Ale nasze wewnętrzne ograniczenia po prostu nas kłamią: z odpowiednią motywacją i przy spełnieniu kilku warunków możemy zrobić więcej. Dzień Twojej ekstremalnej produktywności automatycznie podrzuca te granice wyżej. Po kilku dniach ekstremalnej produktywności Twój “normalny” dzień również będzie bardziej efektywny. Stanie się tak ponieważ bezwiednie podnosisz swoje możliwości.

Efektywna praca

Jednym z podstawowych elementów zarządzania czasem jest poukładanie sobie czynności w grupy.

Na przykład w danym momencie zajmujesz się tylko telefonami do klientów. Albo tylko odpowiadaniem na maile. Dzięki temu nie przełączasz się co chwilę między zadaniami i nie tracisz czasu na przypomnienie sobie “Cóż ja to przed chwilą robiłem” i “Od czego mam zacząć”.

Niby proste i oczywiste, ALE….

Kiedy na przykład koncentrujesz się na jednej czynności, czyli na odpowiadaniu na maile, to każdy nowy mail odciąga Cię od poprzedniego zadania. Jedna osoba chce to, druga tamto. Zaczynasz robić coś jednego i wpada kolejny mail. Twoje myśli już są przy tym nowym. Dajesz sobą sterować.

Jak sortujesz maile?

Do niedawana moje maile sortowałem tak, że najnowsze były zawsze na samej górze. Przez to niestety co chwilę odrywałem się od poprzednich i zajmowałem się coraz nowszymi, tych pierwszych nie kończąc. Robiła mi się z tego strasznie długa kolejka maili do obsługi, na widok której mój organizm reagował jednoznacznym “błeeeeee…..”.

Od pewnego czasu sortuję maile zupełnie na odwrót.

Najstarsze na górze, a te najnowsze – na samym dole.

Efekt? W ogóle nie mam maili w kolejce.

Jak to się dzieje?

1.

Po pierwsze zajmuję się (tak jak przedtem) mailem, który jest na samej górze. Tyle, że tym razem jest to cały czas jeden mail. Nowe trafiają na sam dół. Pozwala mi to skoncentrować się na jednym zadaniu i zrobić go od początku do końca.

2.

Jeżeli coś jest naprawdę pilnego, to ktoś po prostu do mnie dzwoni i mówi mi o tym, że to jest pilne. Dopiero wtedy patrzę na sam dół kolejki i zajmuję się jego mailem. Zajmuję się nim tak długo, aż nie skończę. Wszystko inne spokojnie czeka.

3.

Pilne zadanie oznaczam gwiazdką i w moim programie do poczty ustawiam sortowanie, żeby maile oznaczone gwiazdką pojawiały się na samej górze. Dzięki temu zawsze zajmuję się tylko tym jednym tematem, który jest na samej górze.

4.

Jeżeli czekam na pilny mail od kogoś, to po każdym zakończonym zadaniu wyszukuję od niego maile i oznaczam je gwiazdką – jako pilne.

5.

Kiedy skończę zajmować się tym jednym tematem, po prostu kasuję maila. I znów zajmuję się tematem na sanem górze.

6.

Jak szukam czegoś, co już skasowałem? Po prostu grzebię w koszu

7.

To podejście ma jeszcze jedną, niesamowitą zaletę. Jeżeli mail wysłany jest do kilku osób, to te osoby zdążą się już wypowiedzieć po kilka razy na dany temat, zanim ja zajmę się tematem. Dzięki temu kiedy pierwszy mail z takiej (najczęściej jałowej) mailowej dyskusji trafia u mnie wreszcie na samą górę kolejki, to przeglądam hurtem całą dyskusję. Robię to tylko raz.

I naprawdę w jestem w stanie obsłużyć wszystkie maile na bieżąco.

Czy podoba Ci się takie zarządzanie czasem?

A Ty? Jak sortujesz swoje maile? Napisz w komentarzu.

Efektywna praca jak sobie poradzić z dużą ilością maili

Najpierw 2 definicje wg Sylwestra Oskwarka:

• Perfekcyjne wykonanie czegoś – wykonanie w taki sposób, że bez wstydu się pod tym podpiszesz. Nawet publicznie.
• Efektywne wykonanie czegoś – wykonanie czegoś w taki sposób, że w końcu doczekasz się konkretnego rezultatu Twoich działań

Wbrew pozorom pogodzenie perfekcjonizmu z efektywnością wcale nie jest takie trudne. Wymaga jednak perfekcyjnego zastosowania następującej techniki:

1. Na samym początku ustal, kiedy chcesz mieć efekt końcowy
2. Na samym początku ustal również, kiedy chcesz mieć pierwszy efekt
3. Przyłóż się do tego czym się zajmujesz jak prawdziwy perfekcjonista
4. Perfekcyjnie pilnuj terminu, kiedy chcesz mieć pierwszy efekt – nie możesz go przekroczyć
5. Po osiągnięciu pierwszego etapu wyznacz termin dla kolejnego etapu uwzględniając założenie punktu 1
6. Powtarzaj punkty 2-5 aż do osiągnięcia efektu końcowego.

Napisz w komentarzu, czego Ci w tym brakuje.

Efektywna praca efektywność, perfekcjonizm

Poszukaj siebie na tej mapie myśli, a następnie bardzo dokładnie przeczytaj to, co pod rysunkiem. Jest tam o indywidualnej propozycji dla Ciebie.

Mapę myśli przygotowałem na podstawie waszych komentarzy do wpisu: Konkrety, konkrety, konkrety …

Najprostszy przykład wykorzystania mapy myśli

Powyżej przedstawiłem Ci najbardziej banalny przykład wykorzystania map myśli.
Dzielisz cele na zadania, a te zadania na mniejsze zadania i po kolei realizujesz. Zrealizujesz wszystkie małe zadania i masz za sobą jedno zadanie duże. I tak po kolei.
Tak. To jest aż tak proste.

A teraz uwaga!

Powyższy przykład pochodzi z mojego ulubionego do narzędzia do robienia map myśli.
Dlaczego ulubionego?
Dlatego, że idealnie nadaje się do tego, żebym Cię poprowadził indywidualnie do Twojego celu.
Tym narzędziem jest Mindomo. Najfajniejsze, że podstawowe (ale w zupełności wystarczające) konto jest tam dostępne za darmo.

Jeżeli chcesz otrzymać ode mnie bardzo indywidualną propozycję, skrojoną idealnie do Twoich potrzeb to musisz od samego początku wykazać zaangażowanie i wykonać 2 rzeczy:

1. Założyć sobie konto na http://www.mindomo.com
a) Kliknij w zielony przycisk Sign-up for Free, wypełnij wszystkie dane.
b) Odbierz maila pt. “Welcome to Mindomo” i potwierdź swoją rejestrację klikając w jedyny dostępny w mailu link

2. Napisać w komentarzu poniżej: “Mam to konto”.

Tylko i wyłącznie te osoby, które spełnią obydwa powyższe warunki, dostaną ode mnie indywidualną propozycję pracy nad celami.

Aby skorzystać z propozycji, musisz mieć konto w Mindomo i musisz wpisać komentarz poniżej o treści: “Mam to konto”.

Propozycja zostanie wysłana na e-mail, który podajesz podczas wpisywania komentarza.

Sylwester Oskwarek, coach i trener w zarządzaniu

Efektywna praca mapy myśli, mindomo

Poniższy filmik nie jest o “gołych babach”. To zdjęcie jest trochę mylące. Ale zobacz, czy przypadkiem nie tracisz czasu w taki sam sposób?

Po obejrzeniu filmu dowiedz się więcej >>

Efektywna praca, Zarządzanie czasem

Sylwester Oskwarek, trener i coach w zakresie zarządzania

Efektywna praca, Motywacja, Zarządzanie czasem brian tracy, efektywność, samodyscyplina, Zarządzanie czasem

Jak wyrobić się z zadaniami w 2x krótszym czasie?

Pozornie wydaje się to niemożliwe, bo przecież sprawy trwają tyle, ile trwają. Nie da się wcisnąć 120 minut w jedną godzinę.

Wczoraj pisałem o tym, że zarządzanie czsem to kwestia dobrych decyzji. Ale żeby mieć możliwość podejmowania dobrych decyzji, trzeba mieć świadomość, czego się chce.

Dla moich czytelników przygotowałem metodę, która pozwala sprawdzić, gdzie mają jeszcze pokłady niewykorzystanego czasu. Ułatwia też podejmowanie decyzji o tym, co robić, a czego NIE ROBIĆ.

Efektywna praca, Zarządzanie czasem decyzje, Efektywna praca, efektywność, wyznaczanie celu, Zarządzanie czasem

Do efektywnego działania potrzebujesz jednego: wiedzy. Żeby coś osiągnąć wcześniej, niż inni, potrzebujesz po prostu wiedzieć “jak to zrobić”.

Gdzie możesz szukać wiedzy?

• Dużo jest jej w Internecie, ale tutaj wiedzy jest tak dużo, że możesz stracić mnóstwo czasu, zanim znajdziesz to, czego szukać
• Dużo wiedzy jest w książkach, ale którą wybrać?
• Dużo wiedzy jest w szkoleniach, ale czy jest praktyczna?

Najlepszym sposobem na zarządzanie czasem w poszukiwaniu wiedzy jest zapytać kogoś, kto już przez to przechodził. Kogoś, kto zna praktyczne rozwiązanie. Kto wie, jakie kroki trzeba wykonać i w jakiej kolejności.

Niestety ta wiedza rzadko bywa darmowa.

Dlatego musisz rozważyć, czy czasem nie jest lepiej zapłacić naprawdę dobremu specjaliście – praktykowi, który powie Ci krok po kroku, co masz zrobić. To ty zarządzasz swoim czasem i swoimi pieniędzmi.

Sylwester Oskwarek, trener i coach w zakresie zarządzania

Efektywna praca, Zarządzanie czasem Efektywna praca, wiedza kosztuje, Zarządzanie czasem

1. Dlaczego to robię? W jakim celu? Czy dobrze wykorzystuję swój czas?

2. Czy dzięki zrobieniu tego będę szczęśliwy?

3. Co się stanie, jeśli podejmę decyzję, żeby tego nie robić?

Te 3 proste pytania mogą stanowić system podejmowania decyzji w codziennym zarządzaniu czasem. Warunkiem jest jednak szczera odpowiedź.

Sylwester Oskwarek, trener i coach w zakresie zarządzania

Efektywna praca, Jak zaplanować dzień, Zarządzanie czasem

Wszystkim moim pracownikom zawsze powtarzam:

“Wolę Cię opieprzać za to, że coś zrobisz źle, niż za to, że nic nie robisz. I tak Cię nie minie moja opieprzka, jak i tak”.

I efekt jest taki, że w ogóle ich nie opieprzam, bo robią dobrze. Przestają się stresować moją opieprzką.

Strach jest zawsze złym doradcą. Więc najlepiej wyeliminuj go ze swojej pracy i pozwól się ludziom wykazać.
Bądź dla nich coachem, mentorem i przewodnikiem. Zobaczysz, że Ci się to zwróci.

Delegowanie zadań, Efektywna praca, Motywacja efektywność, strach