Zarządzanie czasem +

Słyszałem trochę pochwał na temat programu LeaderTask, że niby bardzo pomaga w organizacji zadań. Bardziej niż ten program na “O” znanej firmy na “M”. Postanowiłem to sprawdzić (stara, dobra, sprawdzona metoda “ufaj i sprawdzaj”).

Instalacja programu błyskawiczna. Notebook R50e, czyli w dzisiejszych czasach maszyna raczej „przedpotopowa”, spędza na instalacji tego programu jakieś 10-15 sekund (jestem pasjonatem zarządzania czasem, ale nie aż takim, żeby mierzyć wszystko tak dokładnie ).

Niestety zaraz po instalacji (jeszcze przed rozpoczęciem używania) ujawnia się jego pierwsza, dosyć denerwująca w dla polskiego użytkownika wada. Otóż producent tak niefortunnie ustawił skróty klawiszowe, że pisząc literkę „ą”, czyli naciskając kombinację klawiszy „PRAWY ALT + a” lub „CTRL + ALT + A”, automatycznie jestem przenoszony do LeaderTaska (mimo, że tego wcale nie chcę).

Sytuacja ta zmusza mnie do poszukania opcji, która to wyłącza. I tutaj pierwsze, bardzo miłe zaskoczenie. Możliwość zmiany jest dostępna natychmiast po wejściu w menu „Opcje -> Ustwienia”.

Na razie wygląda na to, że producent rozumie, czego użytkownik może potrzebować i stara się mu odpowiedniej opcje podsunąć pod sam nos.

Przy okazji warto od razu wyłączyć (lub zmienić) skrót klawiszowy do dodawania szybkich notatek, bo inaczej pisząc literkę „ń” w dowolnym programie zupełnie nieświadomie dodajemy w LeaderTasku nową notatekę.

Zawsze jestem sceptyczny do nowych programów, które są receptą na „zawalenie zadaniami”, więc naturalna jest u mnie nieufność i doszukiwanie się dziury w całym.

To, co przekonuje mnie, żeby nie odrzucić od razu tego programu, jest coś, co go wyróżnia od Outlooka. Na pierwszy rzut oka podoba mi się, że:

• Po pierwsze – mogę zdefiniować projekty, i dopiero w nich definiować zadania (więc nie trzymam wszystkiego w jednym worku)
• Po drugie – każdy projekt domyślnie ma inny kolor obramowania, więc jest bardzo mało prawdopodobne, że wrzucę zadanie nie do tego projektu, co trzeba. To pomaga pilnować porządku.
• Po trzecie – projekty mogą tworzyć hierarchę. Żeby z projektu zrobić „podprojekt” wystarczy nacisnąć „CTRL+prawa strzałka”

Analogicznie można tworzyć kategorie, podkategorie i oznaczać je różnymi kolorami.

Zaciekawiony tymi opcjami otwieram wreszcie właściwości zadania i widzę, że jest w czym wybierać.

• Mogę zadanie przypisać do kontaktu (czyli do konkretnej osoby). Jeszcze nie wiem, jak się to sprawdza, ale z biegiem czasu to sprawdzę.
• Mogę zadanie przypisać do projektu. Do jednego, albo do nawet do kilku. Trochę mnie to zaskoczyło, bo spodziewałem się, że program będzie tego pilnował i nie pozwoli przypisać jednego zadania do więcej niż jednego projektu, ale jak się głębiej zastanowić, to może to jest dobrze. W sumie może być przecież jedno zadanie, które popycha do przodu kilka projektów. Na przykład zakup nowej profesjonalnej drukarki może być potrzebny zarówno do projektu dla klienta A jak i do projektu dla klienta B.
• Mogę przypisać zadanie do jednej lub więcej kategorii. Ok. To jest już dla mnie całkiem intuicyjne.
• Mogę jeszcze oczywiście ustawić typowe dla innych programów właściwości zadania, czyli:
  • Termin realizacji
  • Przypomnienie
  • Status
  • Podoba mi się, że jest zapamiętywana historia zmian w zadaniu (czego zawsze brakowało mi w Outlooku)
  • Nie wiem jeszcze, o co chodzi z pustą listą priorytetów. Pewnie muszę je gdzieś zdefiniować.

Na dziś tyle przemyśleń. Dam mu szansę.  Zobaczymy, jak się sprawdza na dłuższą metę.

Bez kategorii

Kiedyś wydawało mi się, że zarządzanie 30-osobowym zespołem jest trudniejsze niż 5-cio. W praktyce okazuje się, że może być zupełnie inaczej.

Od lipca nie pisałem nic na blogu. Wydawało mi się, że nie mam na to czasu. I że to moje dobre zarządzanie czasem, bo świadomie wybieram, co jest “ważniejsze”. Okazało się, że to tylko pozory.

Teraz mam jeszcze mniej czasu i to na własne życzenie. W lipcu trafiłem do projektu z wariackimi terminami. Na początku w ogóle nie było ludzi w moim zespole. Dziś jest ich 4 w porywach do 8. Niestety, z braku ludzi do dyspozycji, szereg rzeczy zacząłem wykonywać sam.
“Co – ja nie potrafię?”

W krótkim czasie okazało się, że nie potrafię, bo ilość tematów do obsłużenia zaczęła lawinowo wzrastać. Początkowo w ogóle tego nie zauważyłem, bo czas pracy wydłużył mi się zaledwie o 30 minut. Da się przeżyć. To znaczy – dawało się.

Dziś (mamy połowę października), okazuje się, że Sylwester O., który tyle wymądrza się na temat zarządzania czasem, chodzi (jak w tym przysłowiu o szewcu) bez butów. Pracuje po 10-12 godzin dziennie.

“Tak dalej być nie może.”
Ponieważ zanosi się na to, że lista tematów dalej będzie wzrastać, a moja doba (nie wiem jak Twoja) w dalszym ciągu ma tylko 24 godziny, pora uporządkować pewne sprawy.

Kiedyś wydawało mi się, że zarządzanie 30-osobowym zespołem jest trudniejsze niż 5-cio. W praktyce okazuje się, że może być zupełnie inaczej.

Kierownik, mając dużo ludzi na głowie, siłą rzeczy musi skupić się na organizacji pracy. Przy mniejszej ilości, jeśli dodatkowo ma pewne doświadczenie fachowe, próbuje sam wykonywać niektóre prace. Na początku tylko niektóre, później większość.

Wracam do sposobu zarządzania, jaki stosowałem, zarządzając 30-osobowym zespołem. A na blogu zamierzam dzielić się z Tobą moimi przemyśleniami w tej sprawie.

Bez kategorii

Problem

Po przeczytaniu książki Davida Allena “Getting Things Done: The Art Of Stress-free Productivity” wpadłem w szał notowania wszystkiego.
Naprawdę byłem ambitny. Przez pół roku (jak ja to wytrzymałem?) notowałem po prostu wszystko. Każdą jedną myśl. Zawsze miałem przy sobie telefon komórkowy służący mi jako podręczny notatnik.
“Wszystko notuj, wszystko notuj” – kołatało mi się w głowie.
Ale uwierz mi – to był koszmar. Notowałem po prostu wszystko. Wszystkie najdrobniejsze rzeczy. Można zwariować. Moja żona, widząc moje szaleńcze przywiązanie do notatek, zaczęła pukać się w głowę. A także wątpić w słuszność wyboru, którego dokonała kilkanaście lat temu przed ołtarzem. “Mojemu mężowi odwaliło”.
Co gorsza – wcale nie pomagało mi to w realizowaniu zadań. Miałem tylko więcej i więcej notatek i coraz więcej stresu i wewnętrznego poczucia winy, że wszystko odkładam na później i nic nie realizuję. A po prostu należało przestać notować.
Teoretycznie (jak mówi David Allen) możesz usunąć z listy zadań to, co tam wpisałeś. Powinieneś wyrzucać śmieci, a realizować tylko ważne tematy. Te, które prowadzą Cię do celu. Ale ja w praktyce bardzo wiązałem się z tym, co już zanotowałem. Chyba czułem, że już coś z tym tematem zrobiłem. I trudno mi było odrzucić takie niepotrzebnie zanotowane zadanie. Dlatego realizowałem go marnując na to swój czas.

Rozwiązanie

Możesz kolekcjonować wszystkie zadania i pomysły. Ja tak robiłem. Ale bez świadomego nastawienia się na to, że 80% tych notatek muszę wyrzucić lub delegować nie licz na to, że kiedykolwiek pomyślisz z dumą: “Zrealizowałem wszystko, co sobie zaplanowałem”. A musisz wiedzieć, że taka myśl daje niesamowitą motywację do dalszych działań. Daje poczucie panowania nad własnym czasem. Daje poczucie siły.

Dlatego:
• Albo notuj tylko to, co jest dla Ciebie ważne (prowadzi Cię do celu).
• Albo nastaw się na to, że tylko 20% notatek będzie naprawdę wartościowych.

Jedno i drugie podejście jest dobre. Ale ja ostatnio notuję tylko to, co naprawdę ważne. Dzięki temu nie muszę tracić energii na wyrzucanie śmieci. Zgodnie z prawem Parkinsona: jeżeli już się czymś chociaż odrobinę zajmowałeś (np. zanotowałeś to), to nabiera to dla Ciebie ważności. I trudniej się od tego odciąć.
Efekty ograniczenia notatek są dla mnie zadziwiające. Skupiam się na tym, co naprawdę zaplanowałem i mam znacznie lepsze rezultaty niż wtedy, kiedy notowałem wszystko.

Powodzenia!

Sylwester Oskwarek jest

coachem internetowym,
autorem eBooka pt. “Zarządzanie czasem. 9 instrukcji krok po kroku do szybkiego wdrożenia w polskich warunkach“,
codziennie inspiruje ludzi do usuwania problemów i osiągania celów

Bez kategorii

Ola napisała w komentarzu:

To wszystko prawda, ale ja jestem w sytuacji gdy nawał obowiązków sprawia, że ciągle “gonię za tym co pilne” i mam wrażenie , że tych pilnych spraw przybywa szybciej niż jestem w stanie “załatwić”. Trudno mi wtedy o czas na dopracowanie szczegółów i cieszenie się starannym zakończeniem.
Zastanawiam się jak rozpoznać te 20% spraw, które dadzą 80% wyników i upewnić się że nie marnuję czasu na to co daje małe efekty.

Kluczowa sprawa, którą musisz mieć przemyślaną, to Twój cel.  Wyznaczony cel, do którego dążysz. To, co musisz wykonać w pierwszej kolejności, to sprawa, która spełnia 2 poniższe warunki:

• jej wykonanie przybliża Cię do Twojego celu w NAJSZYBSZY SPOSÓB
• jej wykonanie przybliża Cię do Twojego celu już DZIŚ

Jeżeli coś przybliża Cię do Twojego celu już dziś i to w najszybszy sposób, to jest to ta sprawa, która należy do 20% spraw, która dadzą 80% wyników – zgodnie z regułą Pareto.

Czy wiesz, co To jest w Twoim konkretnym przypadku? Napisz w komentarzu.

Bez kategorii

To historia z życia wzięta. Zdarzyła się w jednej z firm, które miałem okazję analizować:

Ania nie narzekała nigdy na to, że mało zarabia jako sekretarka. W zasadzie nigdy nie narzekała. Chętnie brała na siebie dodatkowe zadania i wykonywała je sprawnie. Starała się zawsze segregować poszczególne sprawy tak, żeby w danym momencie zajmować się tylko jedną kategorią. Dzięki temu jej praca była zawsze efektywna.

Szef bardzo to cenił. Co jej zlecił, zawsze zrobiła przed czasem. “Czas to pieniądz” powtarzał jej zawsze.

Ania wzięła sobie do serca słowa szefa. Jeżeli tylko kierownicy innych działów potrzebował pomocy, wykorzystywała każdą wolną chwilę, żeby im pomóc. Nie chciała za tę pomoc wiele. Ot – jakąś śmiesznie małą premię. Nawet można powiedzieć, że “premijkę”.

Kiedy jednak na koniec roku zsumowała wszystkie premie, które przez ten czas dostała, to okazało się, że z tych jej drobnych premijek wyszła całkiem sensowna kwota. Żaden z kierowników z osobna nie odczuwał wydatku. Był mały. I nie wiedział też, że Ania w ten sposób pomaga nie tylko jemu. A Ania? Ani się to bardzo opłacało.

Mogła to robić, bo dobrze zarządzała czasem i codziennie pracowała efektywnie.

Bez kategorii

W kontekście zapotrzebowania na efektywne zarządzanie zespołem i czasem na odległość, o które prosiliście w komentarzach do wpisu Kto jeszcze chce zarządzać firmą, przypomniał mi się fragment mojego artykułu do “Gazety Finansowej”:

Droższym, ale skuteczniejszym rozwiązaniem są wideokonferencje. Można je oczywiście realizować w minimalnym zakresie podłączając kamerę do komputera, ale to nigdy nie będzie to samo, co spotkanie człowieka twarzą w twarz.

Co więc pozostaje? Czy tylko jazda lub drogi przelot do odległego oddziału firmy?

Niekoniecznie.

Niektóre firmy mają w swoich oddziałach specjalne pokoje przeznaczone do wieokonferencji. W takim pokoju oprócz kamery znajduje się rzutnik. Pozwala to prezentować rozmówców w ich naturalnej wielkości. Rozmówca znajdujący się kilkaset kilometrów do nas może nagle wstać przed swoja kamerą i wyrazić wszystkie swoje emocje – zupełnie tak, jak gdyby był tuż obok nas w pokoju. To samo dzieje się w drugą stronę. Rozmowa jest tak naturalna, jak rozmowa dwóch osób znajdujących się tuż obok siebie.

Bez kategorii

Plan jest taki: wyznaczasz cel, który (przy odpowiednim Twoim zaangażowaniu i z mojej pomocy) osiągasz w ciągu 6-ciu miesięcy. Cel musi być ambitny, tak, jak i Ty.

Ode mnie otrzymujesz konkrety, konkrety, konkrety – materiały, które krok po kroku prowadzą Cię przez te 6 miesięcy. Oprócz tego otrzymujesz jeszcze znacznie więcej. Ale o tym jeszcze napiszę. I o szczegółach tego projektu też napiszę.

Tymczasem, żeby dobrze dostosować materiały do Twoich indywidualnych wymagań, najpierw ja potrzebuję od Ciebie informacji. Napisz mi w komentarzu, w jakiej znajdujesz się sytuacji i na co (mniej więcej) chcesz poświęcić te pół roku.

Czy:

• Jesteś kierownikiem i masz wyznaczony cel?
• A może pracujesz na etacie i chcesz awansować, albo lepiej zarabiać?
• Albo masz własną firmę i brakuje Ci czasu dla rodziny?
• Albo jesteś studentem i chcesz zaliczyć rok?
• Albo maturzystą i chcesz zdać egzamin dojrzałości?

Kim jesteś i na czym Ci zależy? Napisz w komentarzu kim jesteś i na co chcesz poświęcić najbliższe pół roku.

Jeśli nie wiesz na co chcesz poświęcić te pół roku – też napisz. To też jest dla mnie ważna informacja i tak przygotuję materiały, żeby pomóc Ci się tego dowiedzieć.

Bez kategorii

Czy jednym z głównych powodów Twojego ciągłego braku czasu nie jest przypadkiem to, że dajesz się rozpraszać? Z łatwością zostawiasz coś, czym zajmujesz się w tym momencie i zaczynasz zajmować się kolejną sprawą?

Nie pamiętam już, gdzie zasłyszałem tę historię. Nie jest ona moja, ale jest bardzo pouczająca, dlatego ją tu prezentuję.

Pies myśliwski wyruszył rano ze swoim panem, żeby upolować jelenia. Przez jakiś czas biegł jego tropem. W pewnym momencie trop jelenia skrzyżował się z tropem dzika. Zapach był znacznie mocniejszy. Pies skręcił w lewo i pędził teraz za nową ofiarą. Nie przebiegł jednak daleko, gdy znowu poczuł inny zapach. Trop dzika krzyżował się z tropem wiewiórki. Pies bez zatrzymywania się skręcił za wiewiórką. Cóż z tego, kiedy wkrótce do jego myśliwskiego nosa dotarł zapach myszy. Rzucił się więc za nią obiecując sobie, że już nie da się oderwać od wyznaczonego celu.

Tak oto świetny pies myśliwski, który rano wyszedł, by upolować jelenia, wieczorem ujadał żałośnie przed norką polnej myszy.

Musisz koniecznie poznać Technikę Żółtych Karteczek i inne skuteczne metody.
Sylwester Oskwarek, trener i coach w zakresie zarządzania

Bez kategorii technika żółtych karteczek, Zarządzanie czasem

Pracuję teraz indywidualnie z osobą, która napisała do mnie tak:

“ I jestem zdruzgotana. Tak jak mówiłeś. Jestem kierowcą, znacznie przekraczającym dozwoloną prędkość i łamiącym wszelkie, możliwe przepisy podczas tej dzikiej jazdy… z tym, ze nie wiem dokąd i po co, jadę. Jedyny cel to dowiezienie na czas, syna do szkoły, a i tak, zawsze mamy minutę lub kilka spóźnienia, kiedy on wybiega z samochodu ja odjeżdżam sprzed szkoły jeszcze z tą adrenaliną i pospiechem, czy zapałem… ale po chwili nie wiedząc co z tym zrobić, to wszystko ze mnie uchodzi…
Otworzyłam własną działalność. Zaczynam dzień pracy ok 8.00, od poodkurzania biura, kawy, w międzyczasie włączam komputer a w nim radio, obieram maile, odpisuję, ściągam ebooki, audiobooki, filmiki, kursy. Ogladam i slucham z nadzieją że nauczę się samodyscypliny, systematyczności i organizacji. I że przestanę improwizować że żyję, że pracuję…nie mam gradacji czynności, wszyscy i wszystko jest w stanie zmienić moje plany i zburzyć moje, przed sobą obietnice. I okazuje się, że dzien upłynął. Jestem od rana do nocy w biurze, a ciagle mam zaległości, wszystko na ostatnią chwilę, wieczne telefony z urzędów czy od klientów. Ponaglają, poddają w wątpliwość, krytykują. Panikuję. Sama sobie przestaję wierzyć. Nie pamietam wszystkiego, gubię dokumenty. Tracę zimną krew albo i rozum. A na zewnątrz, przed klientami, rodziną, znajomymi (co zresztą się pokrywa) – siła spokoju..,dla wszystkich mam czas, każdego wysłucham, coś załatwię, pomogę, dowiem się, gdzieś podjadę, poczęstuję. A to, co zrobię bagatelizuję, umniejszam: nie ma za co, drobnostka, polecam się. Rozmieniam się na drobne, nie dotykam, większych, poważniejszych tematów, jakbym tego nie umiala czy sie bala, nie wiem od czego zaczac. Wobec czego, ciągle jestem z siebie niezadowolona. Śnię o zaległościach i podczas snu pracuje i załatwiam sprawy. Wstaję przestraszona i nieprzytomna. Nie przyjmuję nowych zlecen i klientow. Zadreczam się a nie potrafię ruszyc z miejsca. Tracę panowanie nad swoim życiem, bo nad pracą to straciłam już dawno.

Czy widzisz dla mnie ratunek i wyjście z tego błędnego koła? ”

Bez kategorii

Przenoszę bloga z Joomli na WordPressa. Myślę, że lada chwila wrócą wszystkie posty.

Sylwester Oskwarek, trener i coach w zakresie zarządzania

Bez kategorii