Zarządzanie czasem +

Skąd dookoła bierze się tyle bylejakości? Sam zadaję sobie pytanie, czy jestem zadowolony z jakości tego, co robię. I coraz częściej łapię się na tym, że nie. Że nie jestem tak całkiem dumny ze swoich dokonań.

Z czego to wynika, że dajemy się wpuścić w pułapkę robienia szybko i “po łebkach”?

Zastanawiając się nad tym doszedłem do wniosku, że przyczyną jest słynna reguła Pareto, która mówi, że:

• 80% wysiłku daje tylko 20% efektów
• 20% wysiłku daje aż 80% efektów

Niestety coraz więcej ludzi zna tę regułę i co coraz więcej ludzi przykłada się tylko do pierwszych, najważniejszych 20%. I na krótką metę to nawet chyba działa. Przecież jest zrobione aż w 80%.

Tylko, że po jakimś czasie pokutuje brak tych 20% efektów. Na dłuższą metę zaczynamy być postrzegani jako osoby, które są niestaranne i robią wszystko na tzw. “odczep się”. Brakuje tego “dopieszczenia” rezultatów. Brakuje tego, za co ceni się najwyższej klasy fachowców.

Wiadomo  – ten dodatkowy wysiłek kosztuje. Ale czy opinia “jesteś solidny i kolejny raz również zwrócę się do Ciebie” nie jest warta tego wysiłku? Albo to, że polecą Cię innym osobom?

Ja sam miałem już zaczynać wielką akcję promocyjną “Biegu z przeszkodami, czyli indywidualnego coachingu dla ambitnych kobiet”, ale wstrzymuję się, żeby wszystko dopracować na 100%. Chcę być polecany kolejnym osobom.

A Ty?

Jak na jakość Twoich rezultatów wpływa reguła Pareto? Napisz kilka słów w komentarzu.

Zarządzanie czasem reguła Pareto

Czasem do dobrego zarządzania czasem i do sprawnej pracy bardziej potrzebne jest dobre słowo, niż specjalne oprogramowanie, czy notatki w kalendarzu.

Przed chwilą skończyłem rozmowę z jedną z uczestniczek mojego zdalnego coachingu:

- Cześć X.
- Cześć Sylwester.
- Słuchaj X, dzwonię do Ciebie, bo przestałaś odpowiadać na moje maile i moje nagrania dla Ciebie.
- Wiesz Sylwester, sprawy toczą się tak szybko, że nie mam czasu odpowiedzieć. Ludzie, którym coś obiecałam, domagają się tego, a ja mam tyle zaległości, że pracuję jak w amoku. Zgodnie z tym, co mi powiedziałeś, wyłączyłam program do poczty elektronicznej. Boję się tam zaglądac, żeby mnie coś nie odciągnęło od tego, co jest teraz dla mnie naprawdę ważne. Wiem, że powinnam była Ci odpisać. Ale …
- Daj spokój X. Dobrze robisz. W tej sytuacji nawet nie chcę, żebyś do mnie odpisywała. Cieszę się, że nie odpisałaś. Najważniejsze jest dla mnie, żebyś wyszła z zaległości. Zresztą już niedługo nie będziesz potrzebować mojej pomocy.
- Mylisz się. Będę potrzebować. I to bardzo. To, co robię teraz, robię strasznie chaotycznie. Wiem, co mam zrobić, ale nie potrafię sobie tego poukładać. Brakuje mi wsparcia. Teraz działam pod dużą presją i nie chcę Ci tego tłumaczyć. Ale sprawy bieżące – musisz mnie nauczyć, jak mam sobie z tym radzić, bo na dłuższą metę nie wytrzymam tego stresu.
- Spokojnie X. Przez chwilę nie będę do Ciebie wysyłał maili, żeby Ci nie przeszkadzać. Jesteś na dobrej drodze i niedługo wyjdziesz z tych zaległości. Kiedy trochę odetchniesz, pokażę Ci jak to wszystko sobie poukładać żebyś nie musiała żyć w takim stresie. Daj mi tylko znać, jak skończysz etap (…). Wtedy będziemy kontynuować. Ale dziś rób to, co robisz. Nie myśl o tym, czy masz mi odpisywać. Skup się na tym, żeby wyjść z tych zaległości. Poradzisz sobie.
- Dziękuję.

To “dziękuję” wypowiedziane w sposób, który autentycznie wyraża wdzięczność – brzmi jeszcze w moich uszach. A przecież tak naprawdę w tych moich słowach nie było żadnej wielkiej mądrości. To, czego potrzebowała X, to kilka krzepiących słów, że robi dobrze. Słów, które dodadzą jej sił…

A Ty?
Napisz w komentarzu, czy bardziej potrzebujesz wiedzy jak się zorganizować, czy kogoś, kto Cię zmotywuje do działania?

Motywacja coaching indywidualny, Motywacja, Zarządzanie czasem

Poszukaj siebie na tej mapie myśli, a następnie bardzo dokładnie przeczytaj to, co pod rysunkiem. Jest tam o indywidualnej propozycji dla Ciebie.

Mapę myśli przygotowałem na podstawie waszych komentarzy do wpisu: Konkrety, konkrety, konkrety …

Najprostszy przykład wykorzystania mapy myśli

Powyżej przedstawiłem Ci najbardziej banalny przykład wykorzystania map myśli.
Dzielisz cele na zadania, a te zadania na mniejsze zadania i po kolei realizujesz. Zrealizujesz wszystkie małe zadania i masz za sobą jedno zadanie duże. I tak po kolei.
Tak. To jest aż tak proste.

A teraz uwaga!

Powyższy przykład pochodzi z mojego ulubionego do narzędzia do robienia map myśli.
Dlaczego ulubionego?
Dlatego, że idealnie nadaje się do tego, żebym Cię poprowadził indywidualnie do Twojego celu.
Tym narzędziem jest Mindomo. Najfajniejsze, że podstawowe (ale w zupełności wystarczające) konto jest tam dostępne za darmo.

Jeżeli chcesz otrzymać ode mnie bardzo indywidualną propozycję, skrojoną idealnie do Twoich potrzeb to musisz od samego początku wykazać zaangażowanie i wykonać 2 rzeczy:

1. Założyć sobie konto na http://www.mindomo.com
a) Kliknij w zielony przycisk Sign-up for Free, wypełnij wszystkie dane.
b) Odbierz maila pt. “Welcome to Mindomo” i potwierdź swoją rejestrację klikając w jedyny dostępny w mailu link

2. Napisać w komentarzu poniżej: “Mam to konto”.

Tylko i wyłącznie te osoby, które spełnią obydwa powyższe warunki, dostaną ode mnie indywidualną propozycję pracy nad celami.

Aby skorzystać z propozycji, musisz mieć konto w Mindomo i musisz wpisać komentarz poniżej o treści: “Mam to konto”.

Propozycja zostanie wysłana na e-mail, który podajesz podczas wpisywania komentarza.

Sylwester Oskwarek, coach i trener w zarządzaniu

Efektywna praca mapy myśli, mindomo

Plan jest taki: wyznaczasz cel, który (przy odpowiednim Twoim zaangażowaniu i z mojej pomocy) osiągasz w ciągu 6-ciu miesięcy. Cel musi być ambitny, tak, jak i Ty.

Ode mnie otrzymujesz konkrety, konkrety, konkrety – materiały, które krok po kroku prowadzą Cię przez te 6 miesięcy. Oprócz tego otrzymujesz jeszcze znacznie więcej. Ale o tym jeszcze napiszę. I o szczegółach tego projektu też napiszę.

Tymczasem, żeby dobrze dostosować materiały do Twoich indywidualnych wymagań, najpierw ja potrzebuję od Ciebie informacji. Napisz mi w komentarzu, w jakiej znajdujesz się sytuacji i na co (mniej więcej) chcesz poświęcić te pół roku.

Czy:

• Jesteś kierownikiem i masz wyznaczony cel?
• A może pracujesz na etacie i chcesz awansować, albo lepiej zarabiać?
• Albo masz własną firmę i brakuje Ci czasu dla rodziny?
• Albo jesteś studentem i chcesz zaliczyć rok?
• Albo maturzystą i chcesz zdać egzamin dojrzałości?

Kim jesteś i na czym Ci zależy? Napisz w komentarzu kim jesteś i na co chcesz poświęcić najbliższe pół roku.

Jeśli nie wiesz na co chcesz poświęcić te pół roku – też napisz. To też jest dla mnie ważna informacja i tak przygotuję materiały, żeby pomóc Ci się tego dowiedzieć.

Bez kategorii

W komentarzu do wpisu Krótki tekst o zaległościach Joanna napisała:

“Moim problemem jest to, że ciągle zapisuje swoje sprawy w różnych miejscach. To znaczy – na kartce, w jakimś pliku na dysku (kiedyś się nawet okazało, że w różnych plikach), w kalendarzu, w głowie, na żółtej karteczce, w aplikacji do zadań, telefonie…. i w pewnym momencie kaplica. Już nie wiem co, kiedy, gdzie zapisałam i robię tylko to co mi się przypomni albo co znajdę – najczęściej przypadkiem. Jeden wielki chaos eheh:)”

Cały problem polega na tym, że większość osób, które uczą zarządzania czasem, doradza: notuj wszystko.

Natomiast moją odpowiedzią jest krótki fragment ebooka: “Zarządzanie czasem: 9 instrukcji krok po kroku …“:

Po przeczytaniu książki Davida Allena “Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności” wpadłem w szaleństwo notowania wszystkiego.
Naprawdę byłem ambitny. Przez pół roku (jak ja to wytrzymałem?) notowałem po prostu wszystko. Każdą jedną myśl. Zawsze miałem przy sobie telefon komórkowy służący mi jako podręczny notatnik.
“Wszystko notuj, wszystko notuj” – kołatało mi się w głowie.
Ale uwierz mi – to był koszmar. Notowałem po prostu wszystko. Wszystkie najdrobniejsze rzeczy. Można zwariować. Moja żona, widząc moje szaleńcze przywiązanie do notatek, zaczęła pukać się w głowę. “Mojemu mężowi odwaliło”.
Co gorsza – wcale nie pomagało mi to w realizowaniu zadań. Miałem tylko więcej i więcej notatek I coraz więcej stresu i wewnętrznego poczucia winy, że wszystko odkładam na później i nic nie realizuję. A po prostu należało przestać notować.
Teoretycznie (jak mówi David Allen) możesz usunąć z listy zadań to, co tam wpisałeś. Powinieneś wyrzucać śmieci, a realizować tylko ważne tematy. Te, które prowadzą Cię do celu. Ale ja w praktyce bardzo wiązałem się z tym, co już zanotowałem. Chyba czułem, że już coś z tym tematem zrobiłem. I trudno mi było odrzucić takie niepotrzebnie zanotowane zadanie. Dlatego realizowałem go marnując na to swój czas.
Na szczęście po pewnym czasie dotarło do mnie. Dużo lepiej unikać notowania takich bezsensownych spraw. Wtedy na dzień dobry pozbywasz się tematu i nie zajmujesz się nim po raz kolejny.

A jakie Ty masz problemy z notowaniem spraw “do zrobienia”? Napisz w komentarzu.

Jak zaplanować dzień, Zarządzanie czasem

W komentarzach do poprzednich wpisów można przeczytać, że wiele osób nie ma wyznaczonego celu i kręci się w kółko. Co więcej, sporo osób nie bardzo wie, jak konkretnie wyznaczyć cel.

Brian Tracy w swojej książce “Maksimum osiągnięć” opisał to bardzo szczegółowo. Na podstawie tego opisu powstał poniższy rysunek:

WyznaczanieCelu-podstawa-zarzadzania-czasem.jpg

Napisz w komentarzu, który element zarządzania czasem i wyznaczania celu z powyższego schematu jest dla Ciebie najtrudniejszy.

Zarządzanie czasem

Kliknij w film i słuchając dźwięku przeczytaj tekst poniżej.

Prawa do filmu należą do Formuły 1.

Codziennie pędzisz jak w korytarzu Formuły 1. Robisz dziesiątki rzeczy i pokonujesz zakręty na najwyższych obrotach. Wykorzystujesz każdą sekundę, biegasz z słuchawkami na uszach słuchając kolejnych poradników jak lepiej żyć. Słuchając, bo nie masz czasu ich czytać. Wydaje Ci się, że dobrze zarządzasz czasem.

Nie masz czasu dla przyjaciół, nie umiesz priorytetyzować zadań. Nie potrafisz wybrać, co jest ważniejsze, a co jest mniej ważne. Po prostu pędzisz. Cały czas pędzisz.

Kubica przynajmniej pędzi do mety, a Ty? Dokąd tak pędzisz? Zatrzymaj się i zastanów się nad tym! STOP! Co Ty właściwie chcesz osiągnąć tym swoim pośpiechem?

Napisz mi teraz w komentarzu, czego Ci potrzeba, żeby wyznaczyć dobry cel, do którego zmierzasz. Jeśli nie wiesz, czego Ci potrzeba, również napisz.

Pozdrawiam,

Sylwester Oskwarek, coach i trener w zakresie zarządzania

Zarządzanie czasem

W poprzednim tekście dotyczącym zaległych zadań napisałem, że musisz zająć się rzeczami ważnymi, zanim jeszcze staną się pilne. To podstawa zarządzania czasem. Od razu dostałem od Was kilka komentarzy, że łatwo powiedzieć “zajmuj się rzeczami ważnymi”, ale znacznie trudniej to zrobić. Oczywiście wszyscy wiedzą, że ważne rzeczy to te, które prowadzą do osiągnięcia wyznaczonego celu.

Ale tak po ludzku, bez wielkich słów – co może być Twoim celem, kiedy nie masz pomysłu dokąd zmierzasz i nie masz wyznaczonego wielkiego, wspaniałego celu? Żeby dobrze zarządzać czasem wcale nie musisz być super zorganizowany. Po prostu uprość sobie życie. Uprość sobie codzienne czynności. Zautomatyzuj je. Zorganizowanie przyjdzie samo. Niech Twoim wielkim celem celem będzie właśnie uproszczenie sobie życia.

W jaki sposób możesz podejść do upraszczania życia? Wkrótce przedstawię Ci kilka przykładów. Tymczasem napisz mi w komentarzu poniżej, co najbardziej frustruje Cię w codziennym dobrym zarządzaniu czasem. Chcę, żeby kolejne wpisy były odpowiednie właśnie dla Ciebie.

Pozdrawiam,

Sylwester Oskwarek, coach i trener w zakresie zarządzania.

Zarządzanie czasem nieważne, ważne