Zarządzanie czasem +

Siedzieli wszyscy w czwórkę w knajpie “U Włocha”. Piątek, 22:30. Piwo, pizza i emocjonalna analiza minionego tygodnia.

Każdy dzień pracy w tym tygodniu trwał po 12-13 godzin. Nawet dziś, w piątek, pracowali do 20:00. I tak już od kilku miesięcy.

- “To są wariackie terminy i nic na to nie poradzisz. Musimy to wytrzymać” – powiedział Artur.

- “Nie mogę się zgodzić. Gdyby cały projekt był lepiej zarządzany, to wielu problemów mogliśmy uniknąć” – odparował Krzysiek.

- “Krzysiek, to jest utopia. W projekcie było pełno nowych, niedoświadczonych osób. Nie było szans, żeby to zrobić lepiej. A terminy rzeczywiście były wariackie” – zauważył całkiem trzeźwo z nad kolejnego piwa Wojtek. – “Ale to, co mnie wkurza, to to, że niektórzy wypominają mi urlop, który wziąłem w trakcie projektu. Bez tego nie byłbym w stanie działać”

Artur chyba zrozumiał aluzję Wojtka. Od razu zareagował:

- “Nie wypominam Ci urlopu. Po prostu brakowało nam rąk do pracy”

- “Jak ktoś jest pracoholikiem i nie potrafi sobie wywalczyć urlopu, to jego problem” – ciągnął Wojtek.

- ” A w dziale X pracują od godziny do godziny i mają gdzieś opóźnienia w projekcie” – wtrącił Krzysiek.

Milcząca do tej pory Ania poczuła się wywołana do dyskusji:

- “Ja faktycznie pracuję od godziny do godziny, ale w ciągu dnia daję z siebie 200%. Nie zajmuję się w tym czasie prywatnymi sprawami, jak niektórzy”

- “Akurat nie Ciebie miałem na myśli, Ania” – Krzysiek nawet nie przypuszczał, że Ania weźmie jego słowa do siebie.

Ania jednak czuła, że musi wytłumaczyć się do końca:

- “Pracuję od godziny do godziny, bo w każdy dzień mam coś po pracy zaplanowane”.

Te słowa uderzyły Krzyśka niczym pałką w głowę. Owszem, pracę planuje. Stara się ją organizować w sposób najbardziej efektywny. Ale żeby planować czas po pracy? I z tego powodu wychodzić z pracy o punktualnej godzinie?

Dla niego nie było nigdy końca dnia pracy. Zawsze jeśli trzeba było coś skończyć, to praca była ważniejsza, niż wszystko inne. Żona wypominała mu to niejednokrotnie.  Teraz zrozumiał, z czego to wynika.

- “Czy ja nie powinienem zacząć planować swojego prywatnego czasu z kalendarzem w dłoni?” – przemknęło my przez myśl.

Sięgnął po szklankę z piwem i zamyślił się.

W jednym z zakładów produkcyjnych znacznie wzrosła efektywność. Wcześniej w ogóle nie wyrabiali się z produkcją. Zaległości sięgały kilkudziesięciu dni.

- Co takiego wdrożyliście w swoim zakładzie, że nastąpiła wyraźna poprawa efektywności?

- Skorzystaliśmy z pomocy osoby specjalizującej się w przyspieszaniu produkcji. Wdrożyliśmy kilkanaście usprawnień. Jedną z pierwszych rzeczy było przesunięcie kontroli jakości przed tzw. “wąskie gardła”.

- “Wąskie gardła”?

- Tak. W cyklu produkcyjnym w każdym zakładzie jest miejsce, które działa najwolniej. To jest tzw. “wąskie gardło”. Okazało się, że była to jedna z maszyn. Po głębszej analizie okazało się, że maszyna ta traci niepotrzebnie czas na obróbkę części, które nie przechodzą kontroli jakości. Wcześniej mieliśmy kontrolę jakości dopiero na samym końcu ciągu technologicznego. To sprawiało, że wiele maszyn zajmowało się częściami, które na 100% były do wyrzucenia.

- A teraz?

- Przesunęliśmy część kontroli przed najwolniejszą maszynę. Dzięki temu nie traci ona czasu na zajmowanie się wadliwymi częściami. Pracuje tylko na dobrych.

“Zaczynaj z wizją końca” – słyszałeś kiedyś to stwierdzenie?

Co zrobić, żeby to nie były tylko puste słowa? Niektórzy mówią: wizualizuj, wyobrażaj sobie, jak to będzie na końcu.

Niestety u mnie to nie działa. Mogę sobie 100 lat coś wyobrażać, ale jak nie będę miał praktycznego doświadczenia w danej dziedzinie, to i tak połowa problemów mnie zaskoczy.

W praktyce najlepiej zastosować tzw. metodę prototypów. Najpierw zrobić małą próbkę, napotkać wszystkie (a przynajmniej większość) problemów, a dopiero później realizować właściwy projekt – wiedząc już, jakim problemom trzeba będzie zaradzić. I zaradzić im z wyprzedzeniem.

Jak wiesz z moich wcześniejszych postów na tym blogu – uczestniczę w pewnym projekcie, który ma bardzo napięte terminy. Obecnie jesteśmy na etapie kończenia fazy prototypowej i wiemy, co mogło pójść lepiej, co mogło zostać lepiej zorganizowane.

Możemy tę wiedzę zignorować i w kolejnych fazach od nowa walczyć z tymi samymi problemami. Tylko,  że ja się na to nie zgadzam i już dziś planuję, co poprawić.

Kolejną fazę planuję “z wizją końca”:

1. Ustalam, co ma być efektem końcowym

2. Definiuję zadania i odpowiedzialności od końca

Dzięki temu nie ma w planie niepotrzebnych zadań i wszystko prowadzi do efektu końcowego.

Żeby Ci to lepiej zobrazować, przedstawię przykład:

1. Efektem końcowym ma być odbiór projektu przez klienta.

2. Co potrzebuję, żeby klient odebrał projekt?

- Pomyślnego przejścia testów akceptacyjnych

- Dostarczenia wszystkich niezbędnych dokumentów

- …

3. Co potrzebuję do pomyślnego przejścia testów akceptacyjnych?

- Wiedzieć, co będzie testowane

- Poprawnie działającego systemu

- Odpowiedniego środowiska testowego

- …

4. Co potrzebuję, żeby mieć poprawnie działający system?

- Pomyślnie przeprowadzone testy wewnętrzne

- System dostarczony w terminie

- …

I tak dalej. Od końca.

To bardzo ciekawe zagadnienie i mógłbym Ci o nim jeszcze więcej napisać, ale na to już nie w tym poście. Jeśli jesteś zainteresowany, skontaktuj się ze mną bezpośrednio.

Słyszałem trochę pochwał na temat programu LeaderTask, że niby bardzo pomaga w organizacji zadań. Bardziej niż ten program na “O” znanej firmy na “M”. Postanowiłem to sprawdzić (stara, dobra, sprawdzona metoda “ufaj i sprawdzaj”).

Instalacja programu błyskawiczna. Notebook R50e, czyli w dzisiejszych czasach maszyna raczej „przedpotopowa”, spędza na instalacji tego programu jakieś 10-15 sekund (jestem pasjonatem zarządzania czasem, ale nie aż takim, żeby mierzyć wszystko tak dokładnie ).

Niestety zaraz po instalacji (jeszcze przed rozpoczęciem używania) ujawnia się jego pierwsza, dosyć denerwująca w dla polskiego użytkownika wada. Otóż producent tak niefortunnie ustawił skróty klawiszowe, że pisząc literkę „ą”, czyli naciskając kombinację klawiszy „PRAWY ALT + a” lub „CTRL + ALT + A”, automatycznie jestem przenoszony do LeaderTaska (mimo, że tego wcale nie chcę).

Sytuacja ta zmusza mnie do poszukania opcji, która to wyłącza. I tutaj pierwsze, bardzo miłe zaskoczenie. Możliwość zmiany jest dostępna natychmiast po wejściu w menu „Opcje -> Ustwienia”.

Na razie wygląda na to, że producent rozumie, czego użytkownik może potrzebować i stara się mu odpowiedniej opcje podsunąć pod sam nos.

Przy okazji warto od razu wyłączyć (lub zmienić) skrót klawiszowy do dodawania szybkich notatek, bo inaczej pisząc literkę „ń” w dowolnym programie zupełnie nieświadomie dodajemy w LeaderTasku nową notatekę.

Zawsze jestem sceptyczny do nowych programów, które są receptą na „zawalenie zadaniami”, więc naturalna jest u mnie nieufność i doszukiwanie się dziury w całym.

To, co przekonuje mnie, żeby nie odrzucić od razu tego programu, jest coś, co go wyróżnia od Outlooka. Na pierwszy rzut oka podoba mi się, że:

• Po pierwsze – mogę zdefiniować projekty, i dopiero w nich definiować zadania (więc nie trzymam wszystkiego w jednym worku)
• Po drugie – każdy projekt domyślnie ma inny kolor obramowania, więc jest bardzo mało prawdopodobne, że wrzucę zadanie nie do tego projektu, co trzeba. To pomaga pilnować porządku.
• Po trzecie – projekty mogą tworzyć hierarchę. Żeby z projektu zrobić „podprojekt” wystarczy nacisnąć „CTRL+prawa strzałka”

Analogicznie można tworzyć kategorie, podkategorie i oznaczać je różnymi kolorami.

Zaciekawiony tymi opcjami otwieram wreszcie właściwości zadania i widzę, że jest w czym wybierać.

• Mogę zadanie przypisać do kontaktu (czyli do konkretnej osoby). Jeszcze nie wiem, jak się to sprawdza, ale z biegiem czasu to sprawdzę.
• Mogę zadanie przypisać do projektu. Do jednego, albo do nawet do kilku. Trochę mnie to zaskoczyło, bo spodziewałem się, że program będzie tego pilnował i nie pozwoli przypisać jednego zadania do więcej niż jednego projektu, ale jak się głębiej zastanowić, to może to jest dobrze. W sumie może być przecież jedno zadanie, które popycha do przodu kilka projektów. Na przykład zakup nowej profesjonalnej drukarki może być potrzebny zarówno do projektu dla klienta A jak i do projektu dla klienta B.
• Mogę przypisać zadanie do jednej lub więcej kategorii. Ok. To jest już dla mnie całkiem intuicyjne.
• Mogę jeszcze oczywiście ustawić typowe dla innych programów właściwości zadania, czyli:
  • Termin realizacji
  • Przypomnienie
  • Status
  • Podoba mi się, że jest zapamiętywana historia zmian w zadaniu (czego zawsze brakowało mi w Outlooku)
  • Nie wiem jeszcze, o co chodzi z pustą listą priorytetów. Pewnie muszę je gdzieś zdefiniować.

Na dziś tyle przemyśleń. Dam mu szansę.  Zobaczymy, jak się sprawdza na dłuższą metę.

Jednym z większych pożeraczy czasu w większych firmach jest nadmierna ilość maili. Czasem dochodzi do sytuacji, że żeby je wszystkie przeczytać, trzeba nic innego nie robić, tylko właśnie czytać.

Jak wspomniałem Ci w jednym z wcześniejszych postów – jestem obecnie zaangażowany w duży projekt. Niestety każdy chce mieć na wszystko podkładkę, bo jakby coś poszło nie tak, to zawsze można powiedzieć “Przecież informowałem o tym problemie”. I każdy każdemu wysyła tony maili. Najczęściej bez zastanowienia klika po prostu “Odpowiedz wszystkim”.

Nie wiem, ile maili dziennie otrzymujesz, ale ja mam ich obecnie ponad 100. Zakładając, że tylko je czytam, to na każdy z nich mam w ciągu ośmiogodzinnego dnia pracy jedynie 4 minuty i 48 sekund. A gdzie czas na realną pracę?

Postanowiłem poeksperymentować z nadmierną ilością maili. Na początek grzecznie prosiłem pojedyncze osoby, które przesyłają wszystkie maile do mojej wiadomości o to, żeby sprawdziły, czy na pewno muszą mnie informować o tej konkretnej sprawie. Niestety to nie na wiele się zdało.

Dlatego teraz postanowiłem “pojechać po bandzie” i ustawić dla tego jednego konta automatyczną odpowiedź o treści:

Temat: [Ponad 100 e-maili dziennie].

Witaj,

Pozdrawiam,
Sylwester

A co zastosować, jeśli to nie poskutkuje?

Wydaje Ci się, że dobrze zarządzasz pracą swoich podwładnych?
Dziś mówię “sprawdzam”.

Weź dziś niespodziewanie urlop na jutro. Przekonasz się, na ile Twoje zarządzanie jest dobrze zorganizowane. Jeżeli jutro dostaniesz mniej niż 10 telefonów w sprawach służbowych, to znaczy, że nie jest najgorzej.
Jeżeli nie będziesz musiał/musiała obsłużyć jutro żadnej eskalacji – to znaczy, że sprawy mają się całkiem dobrze.

Najważniejsze jest jednak, abyś wyciągnął/wyciągnęła właściwe wnioski z problemów, które wyjdą w trakcie Twojego urlopu.

W ostatni piątek miałem okazję przekonać się o tym na własnej skórze. W czwartek wieczorem pojawiła mi się nagła sytuacja, która sprawiła, że wziąłem spontaniczny urlop na kolejny dzień.

Efekty? Kilkanaście telefonów i gaszenie jednego pożaru. Nie był to najbardziej “wypoczynkowy” urlop. Zgodzisz się, prawda?

Jednak dzięki temu dowiedziałem się, które trybiki w maszynie mojej organizacji wymagają jeszcze naoliwienia. Będąc w wirze pracy nie miałbym czasu spojrzeć na to z boku. Wiem, na co muszę zwrócić uwagę i co muszę poprawić.

To, co mogę Ci teraz zasugerować, to wprowadzenie dobrych procedur do Twojej organizacji. Dobrych, czyli takich, które nie wymagają specjalnej biurokracji. Dobrych, to takich, które pozwolą Twoim podwładnym działać wtedy, kiedy Ciebie nie ma.

Sprawdzisz, gdzie masz jeszcze luki?

Kiedyś wydawało mi się, że zarządzanie 30-osobowym zespołem jest trudniejsze niż 5-cio. W praktyce okazuje się, że może być zupełnie inaczej.

Od lipca nie pisałem nic na blogu. Wydawało mi się, że nie mam na to czasu. I że to moje dobre zarządzanie czasem, bo świadomie wybieram, co jest “ważniejsze”. Okazało się, że to tylko pozory.

Teraz mam jeszcze mniej czasu i to na własne życzenie. W lipcu trafiłem do projektu z wariackimi terminami. Na początku w ogóle nie było ludzi w moim zespole. Dziś jest ich 4 w porywach do 8. Niestety, z braku ludzi do dyspozycji, szereg rzeczy zacząłem wykonywać sam.
“Co – ja nie potrafię?”

W krótkim czasie okazało się, że nie potrafię, bo ilość tematów do obsłużenia zaczęła lawinowo wzrastać. Początkowo w ogóle tego nie zauważyłem, bo czas pracy wydłużył mi się zaledwie o 30 minut. Da się przeżyć. To znaczy – dawało się.

Dziś (mamy połowę października), okazuje się, że Sylwester O., który tyle wymądrza się na temat zarządzania czasem, chodzi (jak w tym przysłowiu o szewcu) bez butów. Pracuje po 10-12 godzin dziennie.

“Tak dalej być nie może.”
Ponieważ zanosi się na to, że lista tematów dalej będzie wzrastać, a moja doba (nie wiem jak Twoja) w dalszym ciągu ma tylko 24 godziny, pora uporządkować pewne sprawy.

Kiedyś wydawało mi się, że zarządzanie 30-osobowym zespołem jest trudniejsze niż 5-cio. W praktyce okazuje się, że może być zupełnie inaczej.

Kierownik, mając dużo ludzi na głowie, siłą rzeczy musi skupić się na organizacji pracy. Przy mniejszej ilości, jeśli dodatkowo ma pewne doświadczenie fachowe, próbuje sam wykonywać niektóre prace. Na początku tylko niektóre, później większość.

Wracam do sposobu zarządzania, jaki stosowałem, zarządzając 30-osobowym zespołem. A na blogu zamierzam dzielić się z Tobą moimi przemyśleniami w tej sprawie.

Ostatnio przeprowadziłem wśród polskich managerów ankietę pt: “Czego używasz do zarządzania zadaniami?”

Oto zebrane odpowiedzi:

• Outlook (kalendarz, zadania, e-mails) + OneNote + MS Project (jeśli w “chmurze”, to + synchronizacja z SharePoint)
+ zaawansowane wyszukiwanie, grupowanie wiadomości i wątków tematycznych, automatyzacja za pomocą reguł.

Jest sporo rozwiązań typu: “pulpit managera”, które pozwalają przyznawać zadaniom priorytety, terminy, marginesy błędu, ryzyka itp oraz powiadamiają o zagrożonych terminach / taskach, graficznie przedstawiają stopień realizacji zadań etc.

• Głównie CRM i Outlook. Okresowe spotkania zespołu. Dodatkowo deleguję nadzór na poszczególnymi liniami kontrolując milestony.

• Toodledo, Pocket Informant for iOS, Outlook (krótkoterminowo).

• Outlook (wykorzystanie metod z GTD – struktura folderów + kalendarz do zadania z określonym deadline) + OneNote

• Vibe OnPrem – zintegrowane narzędzie do budowania wirtualnych zespołów i budowania bazy wiedzy. Działa i z aplikacjami MS i otwartymi (Open/LibreOffice) oraz dowolnym systemem pocztowym. Konkurencyjna cenowo alternatywa dla kombinacji MS SharePoint/Office/Exchange/SQL.

Nie będę oryginalny CRM i MS Outlook.

• One note, Outlook zorgranizowany wg. GTD (choć nie używam zadań w outlooku, tylko maile które są jednocześnie zadaniem oznaczam flagą).
W przypadku naprawdę zapchanych dni – przepisuje rzeczy tylko na dziś na zwykłą kartkę i nie czytam żadnych innych list to-do tego dnia

• 1) crm + outlook, plus wlasny papierowy notes – nie zawsze latam z lapsem czasem open project.

• tylko Lotus Domino, z portalem agregującym zadania z różnych aplikacji – CRM, obieg dokumentów, HelpDesk, Hamronogramowanie, Wnioski kadrowe

• Zasoby pamięci (doświadczenie i zdrowy rozsądek). Cała reszta to narzędzia wspomagające

• Własna pamięć biologiczna jest najważniejsza; elektroniczne gadżety mogą ją jedynie wspomagać.

• Używanie MS Outlook czy innych narzędzi nie wyłącza pamięci i zdrowego rozsądku, ale przy spotkaniach zaplanowanych na miesiąc do przodu, nie można polegać tylko na pamięci, przy kilkudziesięciu spotkaniach miesięcznie bardzo trudno zapanować nad takim harmonogramem, zwłaszcza gdy czasami trzeba zaprosić innych współpracowników.
Ale się zgodzę, gadżety nie wyeliminują pamięci.

• Google Calendar -odzielić sprawy prv.
A biznesowe to polecałbym to co w korporacjach sie sprawdza najlepiej
Po pół roku przesiadki zauważa się wady Outlooka… Wojciech ma racje takiej integracji nie ma żadna aplikacja jak lotus

http://www.ibm.com/developerworks/lotus/library/notes85-new/http://banshee.schulich.yorku.ca/stcenter.nsf

• Prócz pamięci własnej (niezawodna i dobrze skonfigurowana z innymi aplikacjami) MS Outlook i bezcenne karteczki post-it

• Mózgu,Serca,Mózgu Teamu, Serca Teamu.
Żółtych karterczek też:)
Cała reszta to szczegóły na Drodze:)

• Evernote – szybko, łatwo i przyjemnie. Wspomagam się również kalendarzem googla.

• Lubię “żółte karteczki” – acz czasem bywa, że przeciąg wywieje notatkę – co wtedy?… pozostaje wspomnnienie rozmowy W temacie zaś zarządzania i podejmowania słusznych decyzji na podstawie bieżących danych (przez “bieżące” rozumiem np. dane odnoszące się do działań Twojego klienta dziś, środa – 8 czerwca 2011, godz. 21:52) – polecam uwadze http://www.sybase.com.pl/

• Ja coraz częściej korzystam z kalendarza googla

• PartnerOption.com oferuje nie tylko kalendarz aler rownierz inne uslygi.

• Google Apps for Business (GMail, Calendar, Docs i setki aplikacji dostępnych w Google Apps Marketplace). Wszystko w chmurze, na własnej domenie. Super integracja z Androidem.
Po przejściu z Outlooka do GApps nikt nie myśli o powrocie.

Polecam świetny tekst Jeffa Hadena pt. 7 Simple Steps to Extreme Personal Productivity.
Poniżej moje tłumaczenie tego tekstu na język polski:

Zwiększanie osobistej produktywności jest dużym biznesem. Stephen Covey, David Allen, Tony Robbins, 43folders… i niezliczona liczba pozostałych, którzy chcą zamienić indywidualną produktywność w masowy przemysł.

Zapomnij o nich.

Jeżeli chcesz zakończyć duży projekt, zamknąć zadanie, które ciągle odkładasz lub po prostu wykonać kawał dobrej roboty w relatywnie krótkim czasie, to jest na to prostszy sposób.

I jest za darmo.

Załóżmy, że musisz skończyć swoje zadanie i szacujesz, że zajmie Ci to, powiedzmy, 10 do 12 godzin. Oto co zrobić, żeby wykonać to w jeden dzień.

1.
Powiedz wszystkim, jaki jest Twój plan. To krok jest absolutnie konieczny ponieważ największym zabójcą produktywności są przerwy w pracy. Pytanie “O ile dłużej będziesz pracował(a)?” zadawane przez najbliższych raczej wzbudzi w Tobie poczucie winy i to raczej nie pomaga, ale to zależy od Twojego podejścia.
Powiedz o Twoich planach co najmniej współpracownikom i rodzinie. Zastanów się nad poinformowaniem również Twoich ważniejszych klientów. Wyślij im krótki email dzień lub dwa wcześniej, wyjaśniając, że będziesz niedostępny(a) w czwartek i pierwszą rzeczą jaką zrobisz w piątek rano będzie odpowiedzenie na ich maile i telefony. Niektórzy skontaktują się z Tobą przed czwartkiem, inni przygotują się mentalnie na to, że Cię nie będzie. Obydwa podejścia są dla Ciebie dobre. Ponadto uzyskasz dodatkową korzyść z tego, że powiesz innym o swoich planach: osoby ważne w Twoim życiu będą wiedziały co masz zamiar zrobić – i będą również wiedziały, jeśli Ci się nie powiedzie. Presja drugiej osoby jest bardzo dobrym motywatorem – wykorzystaj to.

2.
Zdecyduj, jak długo będziesz pracować. Nie wystarczy “Będę pracować tak dopóki mi starczy sił” albo “Będę pracować dopóki będę czuć, że jestem produktywny(a)”. Ustal konkretny czas. Zdecyduj się na przykład na 12 godzin (lub inny, ale konkretny czas, który wybierzesz). Im dłuższy czas, który wybierzesz, tym szybciej znikają pierwsze godziny. Kiedyś pracowałem w fabryce, w systemie zmianowym co 8 godzin. Czas przed obiadem się przeciągał i ostatnie parę godzin zawsze wyglądało jakbyśmy mieli się zanudzić na śmierć. W okresach wytężonej pracy pracowaliśmy w systemie 12-godzinnym i wtedy poranki wydawały się pojawiać zupełnie nagle. Coś jest w tym, że kiedy wiesz, że pracujesz przez długie godziny, przestajesz co chwilę patrzeć na zegarek. To jest tak, jakbyś osiągnął Zen w miejscu pracy. Kiedy wiesz, że jesteś tu przez długie godziny, Twój umysł automatycznie się dostraja. Uwierz mi – to działa.

3.
Wystartuj naprawdę wcześnie – lub extremalnie późno. Czy pamiętasz swoją daleką podróż samochodem, która zaczynała się naprawdę wcześnie rano? Coś między 3:00 a 4:00? Pierwsze parę godzin w trasie po prostu dodają skrzydeł, ponieważ działasz poza swoimi normami. Ten sam trik działa również przy realizacji Twoich głównych celów. Zacznij o
4:00 rano lub jeśli jesteś nocnym markiem, to wystartuj o 18:00 i pracuj w nocy. Dzień extremalnej produktywności nie jest normalnym dniem. Ustaw swoją pracę wyrywając się z Twojej codziennej rutyny.

4.
Odpuść sobie przyjemności, przynajmniej na chwilę. Niektórzy ludzie lubią słuchać muzyki w trakcie pracy, inni przeglądają portale informacyjne. Jeśli chcesz uprzyjemnić sobie czas pracy, to przynajmniej nie w czasie pierwszych godzin. Dopiero kiedy motywacja zaczyna spadać, wtedy odrobina muzyki może dostarczyć Ci odpowiedni impuls. Każda taka przyjemność jest jak pocisk produktywności – jeśli wystrzelasz swoje pociski zbyt wcześnie, nic Ci nie pozostanie, kiedy naprawdę będziesz potrzebować amunicji. Cokolwiek zazwyczaj prowadzi Cię przez Twój dzień pracy – wstrzymaj to na chwilę. Opóźniona gratyfikacja jest zawsze lepszą gratyfikacją.

5.
Doładuj się jak najwcześniej. Kiedy wykonujesz wysiłek fizyczny i czekasz, żeby się napić do czasu, aż będziesz naprawdę spragniony, to jest to zbyt późno dla Twojego organizmu. To samo jest z pracą. Zaplanuj sobie posiłek lub przekąskę trochę wcześniej, niż normalnie. Jeżeli siedzisz przy pracy, wstań od niej trochę wcześniej, niż Twój tyłek zdrętwieje. Jeżeli stoisz, usiądź zanim Twoje nogi zaczną Cię boleć. Za każdym razem, kiedy pozwolisz sobie odczuć dyskomfort, twoja motywacja słabnie. Jeśli chodzi o posiłki, to zaplanuj je mądrze. Nie rób sobie godzinnej przerwy na obiad: przygotuj jedzenie, które możesz zjeść szybko, bez wielkich przygotować i ambarasu. Kluczową
sprawą w trakcie extremanlego dnia pracy jest doładować się i przeć do przodu.

6.
Zrób sobie przerwy na produktywność – nie na odpoczynek. Rozpęd to wszystko. Nie spaceruj, nie oglądaj TV, nie przeglądaj bezmyślnie Internetu. Będziesz potrzebować przerw, ale te przerwy powinny wzmacniać Twoją aktywność i realizację. Wybierz kilka produktywnych zadań, które chciałbyś zrealizować i uzyskaj poczucie spełnienia kiedy je wykonasz. Tego właśnie użyj jako przerw. Spędzenie nawet kilku minut w obszarze nieaktywności osłabia realizację Twojego celu.

7.
Nie wychodź, zanim nie skończysz. Nawet jeżeli zakończenie wymaga więcej czasu niż się początkowo spodziewałeś. Kończenie wcześnie formuje Twój nawyk. Jeżeli tym razem skończysz wcześniej, co Cię powstrzyma od skończenia wcześniej następnym razem? Twój sukces również może być nawykiem, dlatego zrób sobie Twój pierwszy własny
ekstremalnie produktywny dzień i rozpocznij budowanie nowego nawyku.

Dobra strona dnia ekstremalnej produktywności: bezwiednie ustawiamy sobie wewnętrzne granice i ograniczamy swoje możliwości. Głos w środku mówi: “Zrobiłem wystarczająco dużo” lub “To wszystko, co mogłam dziś zrobić” lub “Jestem wykończony – nie ma szans, żebym zrobił cokolwiek więcej”. I kończymy. Ale nasze wewnętrzne ograniczenia po prostu nas kłamią: z odpowiednią motywacją i przy spełnieniu kilku warunków możemy zrobić więcej. Dzień Twojej ekstremalnej produktywności automatycznie podrzuca te granice wyżej. Po kilku dniach ekstremalnej produktywności Twój “normalny” dzień również będzie bardziej efektywny. Stanie się tak ponieważ bezwiednie podnosisz swoje możliwości.

Problem

Po przeczytaniu książki Davida Allena “Getting Things Done: The Art Of Stress-free Productivity” wpadłem w szał notowania wszystkiego.
Naprawdę byłem ambitny. Przez pół roku (jak ja to wytrzymałem?) notowałem po prostu wszystko. Każdą jedną myśl. Zawsze miałem przy sobie telefon komórkowy służący mi jako podręczny notatnik.
“Wszystko notuj, wszystko notuj” – kołatało mi się w głowie.
Ale uwierz mi – to był koszmar. Notowałem po prostu wszystko. Wszystkie najdrobniejsze rzeczy. Można zwariować. Moja żona, widząc moje szaleńcze przywiązanie do notatek, zaczęła pukać się w głowę. A także wątpić w słuszność wyboru, którego dokonała kilkanaście lat temu przed ołtarzem. “Mojemu mężowi odwaliło”.
Co gorsza – wcale nie pomagało mi to w realizowaniu zadań. Miałem tylko więcej i więcej notatek i coraz więcej stresu i wewnętrznego poczucia winy, że wszystko odkładam na później i nic nie realizuję. A po prostu należało przestać notować.
Teoretycznie (jak mówi David Allen) możesz usunąć z listy zadań to, co tam wpisałeś. Powinieneś wyrzucać śmieci, a realizować tylko ważne tematy. Te, które prowadzą Cię do celu. Ale ja w praktyce bardzo wiązałem się z tym, co już zanotowałem. Chyba czułem, że już coś z tym tematem zrobiłem. I trudno mi było odrzucić takie niepotrzebnie zanotowane zadanie. Dlatego realizowałem go marnując na to swój czas.

Rozwiązanie

Możesz kolekcjonować wszystkie zadania i pomysły. Ja tak robiłem. Ale bez świadomego nastawienia się na to, że 80% tych notatek muszę wyrzucić lub delegować nie licz na to, że kiedykolwiek pomyślisz z dumą: “Zrealizowałem wszystko, co sobie zaplanowałem”. A musisz wiedzieć, że taka myśl daje niesamowitą motywację do dalszych działań. Daje poczucie panowania nad własnym czasem. Daje poczucie siły.

Dlatego:
• Albo notuj tylko to, co jest dla Ciebie ważne (prowadzi Cię do celu).
• Albo nastaw się na to, że tylko 20% notatek będzie naprawdę wartościowych.

Jedno i drugie podejście jest dobre. Ale ja ostatnio notuję tylko to, co naprawdę ważne. Dzięki temu nie muszę tracić energii na wyrzucanie śmieci. Zgodnie z prawem Parkinsona: jeżeli już się czymś chociaż odrobinę zajmowałeś (np. zanotowałeś to), to nabiera to dla Ciebie ważności. I trudniej się od tego odciąć.
Efekty ograniczenia notatek są dla mnie zadziwiające. Skupiam się na tym, co naprawdę zaplanowałem i mam znacznie lepsze rezultaty niż wtedy, kiedy notowałem wszystko.

Powodzenia!

Sylwester Oskwarek jest

coachem internetowym,
autorem eBooka pt. “Zarządzanie czasem. 9 instrukcji krok po kroku do szybkiego wdrożenia w polskich warunkach“,
codziennie inspiruje ludzi do usuwania problemów i osiągania celów