Koncentracja na rezultatach i relacjach

11 marzec 2016

Wracam do Stevena Coveya. Jeśli go znasz, to wiesz o co chodzi. Ostrzenie piły.

Otóż Steven Covey w swojej książce “7 nawyków skutecznego działania” podczas wyjaśniania nawyków 3-ciego napisał, że ludzie skuteczni wykorzystują dostępny czas koncentrując się na rezultatach i relacjach. Jest to 4 generacja podejścia do zarządzania czasem (czy też sobą w czasie).

Co to w praktyce oznacza? Np. dla osoby budującej własną firmę oznacza to, że nie powinna kontrolować wszystkiego, ale tylko to, co prowadzi do rezultatów. Rezultatów, czyli osiągnięcia celu. Problem w tym, że bardzo wiele osób nie wie, co jest ich celem. Dlatego starają się kontrolować wszystko i w ten sposób tracą bezpowrotnie swój czas.

Dlatego szukając definicji celu dla osoby, która prowadzi działalność gospodarczą trafiłem na książkę “Cel I” autorstwa Eliyahu M. Goldratta i Jeffa Coxa. Goldratt definiuej cel każdej firmy bardzo prosto: Firma jest po to, żeby zarabiać pieniądze. Jakkolwiek materialistycznie to brzmi, to niestety osiągnięcia tego celu nawet najbardziej nastawiona na dobro klientów firma nie ma prawa bytu. Polecam tę książkę. Znajdziesz tam również definicję tego, co oznacza “zarabiać pieniądze”.

Jeśli skoncentrujesz się na celu, na rezultatach, to masz czas na inne rzeczy. A te inne rzeczy, to relacje z ludźmi.

Powodzenia w koncentracji na rezultatach i na relacjach.

Mailowy kurs zarządzania czasem. Darmo. Same konkrety.
Wymagam od Ciebie działania. Chcesz ruszyć z miejsca?

1. Podaj swój e-mail poniżej
2. Odbierz maila i kliknij link potwierdzający
Zgadzam się z Polityką Prywatności

Osiąganie celu, Zarządzanie czasem, Zarządzanie firmą

3 grudzień 2015

Czy warto poświęcać czas na biurokrację?

Odpowiedź jest jak zwykle taka sama: “To zależy” :-) .

Są rodzaje biurokracji, na które na pewno nie warto poświęcać czasu. Ale dziś chcę powiedzieć/napisać o takiej biurokracji, na którą czas poświęcać naprawdę warto:

1.

Przygotowujesz raporty dla swojego szefa? Raportujesz postęp prac klientowi?

Spośród całej biurokracji, która występuje w tych obszarach na pewno warto dobrze zadbać o tę, od której zależą decyzje osoby, której przedstawiasz raporty. W szczególności decyzje dotyczące Ciebie, Twojej firmy, Twojego życia.

Jeżeli na podstawie byle jak przygotowanych przez Ciebie raportów Twój szef albo Twój klient ma podejmować decyzje dotyczące Ciebie, to szczerze Ci współczuję. Na podstawie byle jakich danych w większości przypadków można podjąć tylko byle jakie decyzje. Na podstawie braku danych w większości przypadków można podjąć wręcz głupie decyzje.

Dlatego zachęcam Cię, żebyś ten obszar biurokracji, od którego zależą decyzje dotyczące Ciebie, traktował na serio i znalazł czas na to, by wykonać tę biurokrację solidnie. W przeciwnym razie (nawet mimo solidnie wykonanej roboty i Twojego ciągłego zaangażowania) decydent może podjąć wobec Ciebie głupie decyzje.

2.

Dokumentowanie swojej pracy.

Jeżeli proces dokumentowania nie jest w jakiś sposób zautomatyzowany, to być może jesteś wśród osób, które w nienawidzą dokumentowania swojej pracy. Wolą pracować, niż dokumentować.

Zapewne w większości przypadków nikt tej dokumentacji nie przeczyta. Jest jednak pewne “ale”.

Jeżeli wybuchnie “pożar” i trzeba się dowiedzieć jak coś było zrobione, a w szczególności dlaczego zostało zrobione właśnie tak, to bez udokumentowania tego w przeszłości teraz podczas “pożaru” informacja może się okazać nie do odzyskania. A wykonanie tej samej pracy ponownie bez żadnej dokumentacji może kosztować znacznie więcej, niż wykonanie wtedy owej dokumentacji, kiedy był (powinien być) na to czas. A konsekwencje biznesowe mogą być różne. Jakie na przykład? Liczę na Twoją wyobraźnię.

Mailowy kurs zarządzania czasem. Darmo. Same konkrety.
Wymagam od Ciebie działania. Chcesz ruszyć z miejsca?

1. Podaj swój e-mail poniżej
2. Odbierz maila i kliknij link potwierdzający
Zgadzam się z Polityką Prywatności

Zarządzanie czasem, Zarządzanie firmą

Które rzeczy świadomie zawalić?

11 maj 2015

Poprzednim razem pisałem wam, że warto coś świadomie zawalić, żeby w nawale prac bieżących znaleźć czas na wprowadzenie usprawnień. Obiecałem też, że napiszę, które rzeczy zawalić, żeby nie stracić wizerunku w oczach innych.

Kilka lat temu prowadziłem projekt informatyczny dla jednego z holenderskich operatorów telekomunikacyjnych. Generalnie moja praca oceniana była przez klienta nienajgorzej, ale nikt po tamtej stronie nie widział, ile wysiłku było włożone pod spodem, żeby do trzymać wszystkich napiętych terminów. Praca po kilkanaście godzin dziennie, weekendy wyjęte z życia – to była norma. Jednak osoby po stronie klienta myślały że spokojnie sobie ze wszystkim radzimy i coraz bardziej podkręcały terminy. Sytuacja nawarstwiała się. Doszedłem do ściany.

Zacząłem się zastanawiać co JA robię źle (bo przecież zmienić mogę tylko SIEBIE, a nie innych), że tak to wszystko wygląda. Wniosek okazał się dość prosty: brakowało MI odwagi.

Kiedy to do mnie dotarło, poprosiłem o natychmiastowe spotkanie z osobami kierującymi projektem ze strony klienta i powiedziałem im prawdę:
,,Słuchajcie: nie radzę sobie z ilością rzeczy, których ode mnie naraz wymagacie. Nie wiem czy widzicie, czy nie widzicie jak to wygląda z mojej perspektywy. Staram się spełnić wasze oczekiwania, ale mam do wyboru: albo będę udawał, że wszystko jest w porządku i potem tłumaczył się Wam z kolejnych opóźnień, albo wspólnie przedyskutujemy sprawę, żeby wypracować dobry dla was plan. Sami zadecydujcie, co jest dla was najważniejsze.”

Oczywiście po drugiej stronie zapanowała konsternacja i pierwszą reakcją było udawane zdziwienie. Poprosili o czas do namysłu. Jednak na drugi dzień dostałem jednoznaczną informację co jest dla nich najważniejsze oraz pytanie, które utwierdziło mnie w tym, że postąpiłem słusznie:
,,W czym jeszcze możemy ci pomóc?”

Są dwa warunki, które muszą być spełnione, żeby takie podejście zadziałało:

  • klientowi musi naprawdę zależeć na tym, co dla niego robisz.
  • Ty musisz być fair przez cały czas.Kto jest dla ciebie klientem?
    Czy mu zależy ?
    Czy jesteś wobec niego fair?

    Następnym razem napiszę wam czego na pewno nigdy nie wolno zawalić.

  • Mailowy kurs zarządzania czasem. Darmo. Same konkrety.
    Wymagam od Ciebie działania. Chcesz ruszyć z miejsca?

    1. Podaj swój e-mail poniżej
    2. Odbierz maila i kliknij link potwierdzający
    Zgadzam się z Polityką Prywatności

    Bez kategorii, Osiąganie celu, Zarządzanie czasem

    Czasem warto świadomie coś zawalić

    7 maj 2015

    Jakiś czas temu pisałem wam o kwadrancie Eisenhowera i podziale na sprawy pilne i ważne. Podpowiadałem, że warto zająć się sprawami ważnymi, zanim staną się pilne. Ale co w sytuacji, kiedy spraw ważnych, które już stały się, pilne jest tak dużo, że żyjesz w trybie ciągłego ,,gaszenia pożaru”? Teoretycznie jest to sytuacja bez wyjścia. Ale zwróć uwagę na to, nic z tym nie robiąc tylko pogłębiasz problem. Oczywiście możesz się tłumaczyć, że masz tyle spraw na głowie, że nie masz czasu wprowadzić żadnych usprawnień do swojej pracy i ,,musisz” biegać z pustymi taczkami, bo nie masz czasu załadować. STOP! To tylko twoja wymówka!

    Czasem warto świadomie coś zawalić. Powiedzieć sobie: “Trudno – to odpuszczam, żeby polepszyć swoją sytuację. Żeby przerwać ten błędny krąg.”

    Zdaję sobie sprawę z tego, że to może być dla ciebie bolesna decyzja – decyzja wiążąca się z dużym stresem.

    • ,,Jak to, ja mam coś zawalić ?”

    Nie mniej jednak to właśnie zawalenie czegoś i to w sposób świadomy jest dla ciebie najlepszym rozwiązaniem.

    Następnym razem napiszę ci jak wybrać coś, co możesz zawalić, nie tracąc swojego wizerunku w oczach innych.

    Mailowy kurs zarządzania czasem. Darmo. Same konkrety.
    Wymagam od Ciebie działania. Chcesz ruszyć z miejsca?

    1. Podaj swój e-mail poniżej
    2. Odbierz maila i kliknij link potwierdzający
    Zgadzam się z Polityką Prywatności

    Zarządzanie czasem

    Narzędzie do osiągania wyznaczonych celów w terminie

    6 listopad 2012

    Już drugi rok stosuję to narzędzie. Świetnie pomaga mi osiągać wyznaczone cele w terminie.
    To planner roczny w formacie B1. Jednak sam planner jest niewystarczający. Ważne, żeby używać go w odpowiedni sposób. Poniżej zamieszczam instrukcję obsługi.
    Planer roczny B1

    1. Zawieś planner formatu B1 na ścianie nad biurkiem w taki sposób, żeby podnosząc wzrok zawsze mieć go wprost przed oczami
    2. Wbij żółtą pinezkę w datę, kiedy chcesz osiągnąć cel
    3. Wbij zielone pinezki w daty odpowiadające celom pośrednim
    4. Czerwoną pinezkę przesuwaj codziennie. Ona symbolizuje dzień dzisiejszy.
    5. Obserwuj, jak czerwona pinezka (dzień dzisiejszy) przybliża się do daty osiągnięcia celu (żółtej pinezki).
    6. DZIAŁAJ!!!

    Jak myślisz – dlaczego zastosowanie dokładnie tej instrukcji krok po kroku pomaga w osiągnięciu celu w terminie?

    Mailowy kurs zarządzania czasem. Darmo. Same konkrety.
    Wymagam od Ciebie działania. Chcesz ruszyć z miejsca?

    1. Podaj swój e-mail poniżej
    2. Odbierz maila i kliknij link potwierdzający
    Zgadzam się z Polityką Prywatności

    Jak osiągnąć cel

    Kaizen = codzienna poprawa

    25 październik 2012

    W projektach, w których pracuję, praktykuję codzienną poprawę. Kaizen. Małymi kroczkami, ale codziennie. Codziennie poprawiamy jedną niewielką rzecz.

    Jaki jest efekt? Na codzień efekty wydają się być niewdoczne. Od wczoraj do dzisiaj zmieniło się bardzo niewiele.
    Natomiast na przestrzeni tygodni i miesięcy praca staje się prostsza, a efekty stają się wyraźnie widoczne.

    To, co jest ważne, to ciągłość.

    Jednym z najprostszych sposobów na wprowadzenie codziennej poprawy może być dla Ciebie zwykła checklista. Checklista, czyli lista elementów danego procesu, które musisz po kolei wykonać, żeby zapewnić dobrą jakość i o niczym nie zapomnieć.

    Wykonujesz co jakiś czas pewne powtarzalne czynności. Ile razy zdarzyło się, że o czymś zapomniałeś?
    Ile razy zdarzyło się, że zapomniałeś o tym samym po raz kolejny?
    Ile razu sprawiło to poważne problemy w Twoim projekcie?

    Wystarczyłoby, żebyś po stwierdzeniu takiego faktu dodał taką czynność do swojej listy – checklisty.
    Następnym razem zamiast zastanawiać się “co ja jeszcze mam zrobić, żeby o niczym nie zapomnieć” wystarczy, że będziesz postępować wg zanotowanych punktów.

    Checklista jest banalnie prosta i znana od dawna.
    Pytanie, czy Ty ją stosujesz?

    Kaizen = codzienna poprawa. Małymi kroczkami, ale codziennie.
    Poszukaj w Google więcej o Kaizen.

    Mailowy kurs zarządzania czasem. Darmo. Same konkrety.
    Wymagam od Ciebie działania. Chcesz ruszyć z miejsca?

    1. Podaj swój e-mail poniżej
    2. Odbierz maila i kliknij link potwierdzający
    Zgadzam się z Polityką Prywatności

    Bez kategorii , ,

    Czy zdążysz zakończyć prace w terminie?

    17 październik 2012

    Ok. Masz harmonogram. Masz zaplanowane co i na kiedy masz dostarczyć. Termin zakończenia prac: za 6 miesięcy.
    Czy potrafisz sobie już dziś odpowiedzieć na pytanie, czy zdążysz dostarczyć te prace w terminie?
    Czy potrafisz odpowiedzieć na to pytanie codziennie przez te 6 miesięcy?

    Czy umiesz określić już dziś, czy trzeba przyspieszyć prace, żeby za 6 miesięcy ze wszystkim zdążyć?
    Czy umiesz codziennie mierzyć postęp prac?

    Jeśli nie umiesz codziennie odpowiedzieć na te pytania, to Twoje planowanie jest tylko fikcją.
    Jest mydleniem oczu sobie samemu.
    Co z tego, że masz plan, jeżeli nie da się zmierzyć, na jakim jego etapie jesteś?

    Chodzi o twarde liczby opisujące efekty, a nie o liczby pokazujące ilość zużytego czasu.

    Czy mierzysz to w swoim projekcie?
    Czy wiesz już dziś, czy zdążysz zakończyć prace w terminie?

    Mailowy kurs zarządzania czasem. Darmo. Same konkrety.
    Wymagam od Ciebie działania. Chcesz ruszyć z miejsca?

    1. Podaj swój e-mail poniżej
    2. Odbierz maila i kliknij link potwierdzający
    Zgadzam się z Polityką Prywatności

    Bez kategorii

    Zmęcz się na początku

    10 wrzesień 2012

    Ze wszystkich projektów, w których uczestniczyłem, lub które monitorowałem, wynika jedno proste przesłanie:

    Żeby dobrze zarządzać czasem musisz zmęczyć się na początku.

    W projektach, w których kierownik na początku, kiedy termin realizacji był jeszcze daleko, pozwalał na spokojny spacer i powolną realizację zadań, zawsze na końcu brakowało czasu. Terminy mijały, a projekty nie były skończone. Więc terminy się przesuwały. Po przesunięciu terminu znów była chwila oddechu na spokojny spacer i znowu na końcu brakowało czasu. I znowu terminy się przesuwały.

    W projektach, w których kierownik od samego początku narzucał wysokie tempo prac pilnując każdego pojedynczego terminu pośredniego bardzo surowo, zarządzanie czasem było dużo łatwiejsze. Może na koniec nie było sielanki, ale znacznie większy procent tych projektów kończył się w pierwotnie wyznaczonym terminie.

    Jaki z tego wniosek do zarządzania czasem? ZMĘCZ SIĘ NA POCZĄTKU!

    A jakie jest Twoje doświadczenie w tym temacie?

    Mailowy kurs zarządzania czasem. Darmo. Same konkrety.
    Wymagam od Ciebie działania. Chcesz ruszyć z miejsca?

    1. Podaj swój e-mail poniżej
    2. Odbierz maila i kliknij link potwierdzający
    Zgadzam się z Polityką Prywatności

    Bez kategorii

    Czytelnia książek on-line

    18 czerwiec 2012

    Ponad miesiąc temu jako autor niniejszego bloga dostałem propozycję od Ibuk.pl dostępu do czytelni on-line. Współpraca miała polegać na tym, żebym zapoznał się z ich książkami i przedstawiał recencje na blogu. Z ciekawości zainteresowałem się tematem i jako zupełny laik sięgnąłem po “Copywriting internetowy” Macieja Dutko. W końcu pisząc bloga też powinienem umieć się komunikować z moimi czytelnikami. Muszę przyznać, że dla osoby nie mającej wiedzy w temacie jest to e-book, który bardzo fajnie zbiera najważniejsze aspekty copywritingu. Co do samej współpracy z Ibuk.pl z uwagi na ograniczoną ilość czasu i inne priorytety, podjąłem decyzję o niekontynuowaniu. Nie mniej jednak dla osób szukających taniego dostępu do szerokiego zbioru książek (z przeróżnych tematów) propozycja Ibuk.pl jest bardzo interesująca.

    Polecam.

    Mailowy kurs zarządzania czasem. Darmo. Same konkrety.
    Wymagam od Ciebie działania. Chcesz ruszyć z miejsca?

    1. Podaj swój e-mail poniżej
    2. Odbierz maila i kliknij link potwierdzający
    Zgadzam się z Polityką Prywatności

    Bez kategorii

    Życie prywatne pracoholika

    3 grudzień 2011

    Siedzieli wszyscy w czwórkę w knajpie “U Włocha”. Piątek, 22:30. Piwo, pizza i emocjonalna analiza minionego tygodnia.

    Każdy dzień pracy w tym tygodniu trwał po 12-13 godzin. Nawet dziś, w piątek, pracowali do 20:00. I tak już od kilku miesięcy.

    - “To są wariackie terminy i nic na to nie poradzisz. Musimy to wytrzymać” – powiedział Artur.

    - “Nie mogę się zgodzić. Gdyby cały projekt był lepiej zarządzany, to wielu problemów mogliśmy uniknąć” – odparował Krzysiek.

    - “Krzysiek, to jest utopia. W projekcie było pełno nowych, niedoświadczonych osób. Nie było szans, żeby to zrobić lepiej. A terminy rzeczywiście były wariackie” – zauważył całkiem trzeźwo z nad kolejnego piwa Wojtek. – “Ale to, co mnie wkurza, to to, że niektórzy wypominają mi urlop, który wziąłem w trakcie projektu. Bez tego nie byłbym w stanie działać”

    Artur chyba zrozumiał aluzję Wojtka. Od razu zareagował:

    - “Nie wypominam Ci urlopu. Po prostu brakowało nam rąk do pracy”

    - “Jak ktoś jest pracoholikiem i nie potrafi sobie wywalczyć urlopu, to jego problem” – ciągnął Wojtek.

    - ” A w dziale X pracują od godziny do godziny i mają gdzieś opóźnienia w projekcie” – wtrącił Krzysiek.

    Milcząca do tej pory Ania poczuła się wywołana do dyskusji:

    - “Ja faktycznie pracuję od godziny do godziny, ale w ciągu dnia daję z siebie 200%. Nie zajmuję się w tym czasie prywatnymi sprawami, jak niektórzy”

    - “Akurat nie Ciebie miałem na myśli, Ania” – Krzysiek nawet nie przypuszczał, że Ania weźmie jego słowa do siebie.

    Ania jednak czuła, że musi wytłumaczyć się do końca:

    - “Pracuję od godziny do godziny, bo w każdy dzień mam coś po pracy zaplanowane”.

    Te słowa uderzyły Krzyśka niczym pałką w głowę. Owszem, pracę planuje. Stara się ją organizować w sposób najbardziej efektywny. Ale żeby planować czas po pracy? I z tego powodu wychodzić z pracy o punktualnej godzinie?

    Dla niego nie było nigdy końca dnia pracy. Zawsze jeśli trzeba było coś skończyć, to praca była ważniejsza, niż wszystko inne. Żona wypominała mu to niejednokrotnie.  Teraz zrozumiał, z czego to wynika.

    - “Czy ja nie powinienem zacząć planować swojego prywatnego czasu z kalendarzem w dłoni?” – przemknęło my przez myśl.

    Sięgnął po szklankę z piwem i zamyślił się.

    Mailowy kurs zarządzania czasem. Darmo. Same konkrety.
    Wymagam od Ciebie działania. Chcesz ruszyć z miejsca?

    1. Podaj swój e-mail poniżej
    2. Odbierz maila i kliknij link potwierdzający
    Zgadzam się z Polityką Prywatności

    Czas prywatny pracoholika